El registro de jornada es un tratamiento de datos personales, y la empresa puede hacerlo sin pedir consentimiento porque se apoya en una obligación legal: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (art. 6.1.c del RGPD). Aun así, tiene que informar a la plantilla, recoger solo los datos necesarios, guardarlos cuatro años y atender los derechos de las personas trabajadoras.

Muchas empresas se preocupan por la protección de datos cuando eligen un sistema de fichaje y otras la olvidan por completo. Las dos posturas son un error. En este artículo repasamos qué base legal ampara el registro, qué hay que contar a la plantilla, qué datos conviene evitar, cuánto tiempo se guardan y cómo responder cuando alguien ejerce sus derechos.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa con personas trabajadoras a llevar un registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y fin de cada una. Cuando una norma impone un tratamiento, la base que lo legitima es la obligación legal del artículo 6.1.c del RGPD. No hace falta pedir el consentimiento de nadie, y de hecho no conviene hacerlo: un consentimiento en una relación laboral difícilmente es libre, porque la persona trabajadora no puede negarse sin consecuencias.

Esta base tiene una consecuencia práctica: la plantilla no puede negarse a fichar alegando protección de datos. Lo que sí puede exigir es que el tratamiento se limite a lo que la ley pide y que se haga con las garantías debidas.

La empresa puede usar sistemas de geolocalización para controlar a su plantilla, pero solo si informa previamente de forma expresa, clara e inequívoca (art. 90 de la LOPDGDD), si el control es proporcionado a la finalidad y si no invade la vida privada. En el registro de jornada, lo prudente es geolocalizar solo el momento del fichaje, nunca de forma continua.

La geolocalización es útil para saber desde dónde ficha quien trabaja fuera del centro, y a la vez es una de las herramientas que más conflictos genera. En este artículo explicamos qué dice la norma, qué finalidades son legítimas, qué límites debes respetar y cómo aplicarlo con un caso práctico.

El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 reconoce a la empresa la posibilidad de tratar los datos obtenidos por sistemas de geolocalización para ejercer sus funciones de control, dentro del marco del Estatuto de los Trabajadores y con los límites legales. La condición esencial es la información previa: las personas trabajadoras y, en su caso, sus representantes deben conocer de forma expresa, clara e inequívoca que el sistema existe y cuáles son sus características.

Además, la empresa debe informar sobre los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión. No sirve una cláusula escondida en un contrato ni un aviso genérico de la app. Debe ser una información específica, entregada antes de activar la función.

La hoja de firmas y el Excel no están prohibidos: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores admite papel o formato digital. El problema es que, ante la Inspección de Trabajo y ante un juez, el registro tiene que ser fiable, y una hoja firmada a final de mes o un Excel editable cumplen muy mal esa condición.

Muchas pymes empezaron a registrar la jornada en 2019 con lo más rápido: una hoja que se firma o una tabla de Excel. Funcionó mientras nadie lo revisaba. En este artículo explicamos qué exige realmente la ley, dónde fallan estos métodos, cuánto cuestan en tiempo y qué hacer para pasar a un sistema que aguante una inspección.

El artículo 34.9 exige un registro diario de la jornada, con la hora concreta de inicio y fin de cada persona trabajadora, y su conservación durante cuatro años. No obliga a un formato concreto: el empresario organiza el registro por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión propia previa consulta a la representación legal de las personas trabajadoras (RLT).

Por eso la hoja de firmas y el Excel son, en teoría, válidos. Lo que la norma pide es que el registro refleje la realidad de lo trabajado. Un papel con horarios idénticos todos los días, firmado en bloque, no demuestra nada: demuestra que alguien rellenó una plantilla.

Los fraudes en el fichaje más comunes son fichar por otro compañero, fichar sin estar en el puesto, ajustar horas a posteriori y registrar jornadas infladas. Se evitan con un registro personal, con geolocalización en el momento del fichaje, con auditoría de cambios y con una norma clara que explique qué pasa si se incumple.

Hablar de fraude incomoda, porque la mayoría de la plantilla ficha con honestidad. Pero un solo caso mal gestionado puede afectar a la confianza de todo el equipo y a la validez del registro. En este artículo repasamos los tipos de fraude, cómo detectarlos sin convertir la empresa en un lugar de sospecha y qué hacer cuando ocurre.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario con la hora concreta de inicio y fin de la jornada. Un registro que no refleja la realidad no cumple la obligación, aunque exista. Y si hay un conflicto, un registro que se ha demostrado manipulado pierde su valor y deja a la empresa sin defensa, además de abrir la puerta a sanciones: la falta de registro o su incumplimiento es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 €.

El fraude, además, perjudica a quien cumple. Si una persona ficha por otra, la empresa paga horas no trabajadas y el equipo carga con el trabajo. Detectarlo y prevenirlo protege a la plantilla honesta.

Implantar el registro de jornada en una empresa lleva entre una y tres semanas si sigues un orden: revisar qué dice tu convenio, consultar a la representación legal de las personas trabajadoras, elegir el sistema, informar a la plantilla, hacer una prueba y fijar quién revisa los datos. Con estos pasos evitas que el sistema se convierta en un conflicto.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa con personas trabajadoras a llevar un registro diario de jornada, sin mínimo de plantilla. Lo difícil no es entender la obligación, sino ponerla en marcha de modo que la gente fiche de verdad. Esta guía recorre el proceso completo, con un calendario realista.

Antes de elegir ninguna herramienta, mira cómo se organiza el registro en tu caso. La ley establece un orden: primero lo que diga el convenio colectivo, después un acuerdo de empresa y, si no hay ninguno de los dos, la decisión del empresario previa consulta a la RLT. Muchos convenios ya incluyen una cláusula sobre registro de jornada, pausas o horas extra, y conviene que tu sistema las recoja.

Reúne también la información base de la plantilla: jornada de cada persona, horarios, turnos, centros de trabajo, personas a tiempo parcial y quién trabaja fuera de las instalaciones. Sin esa foto, el sistema se configura a ciegas.

Un protocolo interno de registro de jornada es el documento que recoge cómo se ficha en tu empresa: quién registra, con qué herramienta, qué hacer si se olvida un fichaje, quién corrige y cuánto tiempo se guarda. La ley lo deja a convenio, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta a la RLT, y tenerlo por escrito evita conflictos y refuerza el registro ante la Inspección.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige el registro, pero no dice cómo ha de ser el procedimiento. Esa laguna la rellenas tú con el protocolo. En este artículo explicamos qué contenido mínimo debe tener, cómo negociarlo con la representación legal de las personas trabajadoras (RLT) y cómo mantenerlo vivo.

El protocolo traduce la obligación legal a normas concretas y conocidas por todos. Sin él, cada responsable aplica su criterio: uno permite corregir fichajes de palabra, otro exige un correo, otro no revisa nunca. Esa diferencia provoca agravios y deja un registro difícil de defender.

La organización del registro la fija, por este orden, el convenio colectivo, un acuerdo de empresa o, en su defecto, la decisión del empresario previa consulta a la RLT. Si tu convenio ya regula aspectos del registro, el protocolo los desarrolla sin contradecirlos. Si no hay nada, el protocolo es tu decisión consultada. Conviene también revisar convenio colectivo y registro de jornada para ver qué puede regular cada nivel.

Una corrección de fichaje es legítima si deja rastro: quién la pidió, quién la aprobó, qué dato cambió, cuál era el original y por qué. Si cualquiera puede modificar una hora sin dejar constancia, el registro pierde su valor ante la Inspección y ante un juez. Lo que protege al registro no es que no haya errores, sino que cada error se trate con un procedimiento.

Todas las plantillas olvidan fichar alguna vez. El móvil se queda sin batería, se ficha en el centro equivocado o se sale corriendo. Lo importante es cómo reacciona la empresa. En este artículo vemos los tipos de incidencia, un procedimiento de corrección en cinco pasos y los errores que más dañan la fiabilidad.

Una incidencia es cualquier situación en la que el registro no refleja con claridad lo que ocurrió. Las más frecuentes son:

- Olvido de fichaje: falta la entrada o la salida de un día.

El cierre mensual del registro de jornada es el momento en que revisas los fichajes del mes, resuelves las incidencias, calculas horas extra y ausencias, y congelas los datos antes de pasarlos a nómina. Hacerlo con un calendario fijo reduce errores en la nómina, evita reclamaciones y deja un registro que se puede defender cuatro años.

Muchas empresas fichan bien durante el mes y fallan en el último tramo: se acumulan correcciones, nadie sabe qué horas extra hay que pagar y la asesoría recibe los datos tarde y a medias. En este artículo proponemos un calendario de cierre, una lista de comprobaciones y un ejemplo con cuentas para que cada mes salga igual de limpio.

Cerrar el mes significa fijar una fecha a partir de la cual los datos de fichaje ya no se tocan sin un procedimiento especial. Es la frontera entre un mes abierto, donde se pueden corregir olvidos, y un mes cerrado, que sirve de base para la nómina y de prueba para el futuro.

Tiene varias ventajas. La nómina se calcula sobre datos estables y no sobre cifras que cambian a diario. Las horas extra se totalizan una vez, como exige el Estatuto de los Trabajadores: el artículo 35.5 pide que se registren día a día y se totalicen en el periodo fijado para el pago de retribuciones, entregando copia del resumen a la persona trabajadora. Y el registro conserva su fiabilidad, porque cualquier cambio posterior deja huella.

Integrar el fichaje con la nómina significa que las horas, las horas extra, la nocturnidad y las ausencias que registras llegan a la nómina sin volver a teclearlas. Puede hacerse con una conexión directa entre programas o con un archivo de importación, y lo decisivo no es la tecnología sino que los datos sean los mismos, estén cerrados y se puedan verificar.

Los programas de nómina más usados en asesorías y empresas de España, como A3, Sage, Cegid o Zucchetti, tienen sus propios formatos y sus propias vías de importación. Antes de decidir cómo conectar tu control horario con ellos, conviene entender qué datos necesita la nómina, dónde nacen los errores y qué debes exigir a tu sistema de fichaje. En este artículo lo explicamos paso a paso.

La nómina no necesita el detalle de cada fichaje, sino un resumen mensual por persona con las variables que cambian la retribución. Las habituales son:

- Horas ordinarias trabajadas, sobre todo en jornada a tiempo parcial o con jornada irregular.

El absentismo se mide dividiendo las horas de ausencia entre las horas teóricas de trabajo del periodo y multiplicando por 100. Para reducirlo, primero hay que separar las causas (baja médica, permisos, ausencias injustificadas, retrasos) y después actuar sobre cada una con datos reales, no con sensaciones. El registro de jornada es la fuente más fiable para ambas cosas.

Muchas empresas dicen tener un problema de absentismo sin saber cuánto es ni de qué tipo. Sin medida no hay mejora: un 3 % de ausencias por bajas médicas exige respuestas muy distintas a un 3 % de retrasos o de faltas sin justificar. En este artículo te damos una fórmula, un ejemplo con cuentas, las causas que conviene separar y acciones concretas.

El absentismo es la ausencia del puesto de trabajo en horas en las que la persona debería estar trabajando. Para medirlo bien, hay que acordar qué ausencias se incluyen, porque no todas significan lo mismo. Las categorías habituales son:

- Baja médica (IT): por enfermedad común o accidente.