Una asesoría o gestoría que lleva el área laboral de varias empresas puede gestionar el registro horario de sus clientes si fija un método único, reparte funciones con cada empresa y trabaja con un sistema que le dé acceso a los datos de cada cliente sin mezclarlos. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) recae siempre en la empresa, pero en la práctica es la asesoría la que recibe las dudas, los cierres de mes y, a veces, el requerimiento de la Inspección de Trabajo.

En este artículo te proponemos una forma ordenada de organizar el servicio: qué debe hacer la empresa y qué la asesoría, cómo estandarizar el procedimiento entre clientes de distintos convenios, cómo cerrar el mes sin perseguir a nadie y qué conviene exigir a una herramienta pensada para trabajar con varias empresas.

El artículo 34.9 del ET obliga a toda empresa con personas trabajadoras a registrar la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada una, sin mínimo de plantilla. Esa obligación no se delega: si falta el registro, la responsable ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es la empresa cliente, no la asesoría.

Lo que sí puede hacer la asesoría es diseñar y supervisar el sistema. Conviene dejarlo por escrito en el contrato de servicios: qué datos te entrega la empresa, con qué frecuencia revisas incidencias y quién responde ante un requerimiento. Así evitas asumir una responsabilidad que no te corresponde y el cliente sabe qué se espera de él.

Quien teletrabaja tiene que registrar su jornada igual que el resto de la plantilla: la Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo dice expresamente en su artículo 14, y el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) obliga a registrar la hora concreta de inicio y fin. La clave está en hacerlo de forma fiable sin convertir el control en vigilancia permanente, y en respetar el derecho a la desconexión digital.

Te explicamos qué dice la ley, cuál es el límite del control empresarial según la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), qué hacer con la desconexión digital y cómo organizar el fichaje cuando la plantilla trabaja desde casa o combina presencial y remoto.

El artículo 14 de la Ley 10/2021 establece que el sistema de registro horario debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo de la persona teletrabajadora, incluyendo el momento de inicio y de finalización de la jornada. La negociación colectiva puede precisar cómo se articula, pero la obligación existe aunque el convenio no diga nada.

La ley considera trabajo a distancia regular el que se presta en un periodo de referencia de tres meses al menos en un porcentaje determinado de la jornada, y exige además un acuerdo de trabajo a distancia por escrito. No te detengas en esa definición: aunque teletrabajes solo un día por semana, el registro de ese día es obligatorio, como el de cualquier otro.

Los trabajadores que pasan la jornada fuera de la sede, como técnicos, comerciales, repartidores o equipos de instalación, deben registrar su jornada igual que el resto: hora concreta de inicio y fin de cada día, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET). Lo difícil es decidir qué cuenta como tiempo de trabajo y cómo fichar sin pasar por la oficina.

En este artículo explicamos cómo organizar el fichaje en cliente, qué hacer con los desplazamientos, cuándo tiene sentido la geolocalización y qué límites marca la protección de datos, con ejemplos numéricos para que puedas aplicarlo a tu empresa.

En un puesto fijo basta con un terminal o una app. En el trabajo móvil, la persona sale de casa, visita varios clientes y vuelve cuando termina. Si se fía todo a la memoria o a un parte semanal, el registro queda incompleto y poco creíble. Y el riesgo es doble: una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS y, en un litigio, la dificultad de probar el horario real.

La falta de registro juega en contra de la empresa por facilidad probatoria (artículo 217.6 de la Ley de Enjuiciamiento Civil), de modo que quien más viaja es quien más necesita un registro fiable. Si quieres repasar las consecuencias económicas, mira las sanciones por no registrar la jornada.

En hostelería el registro de jornada es obligatorio igual que en cualquier otro sector, pero los turnos partidos, la temporada y las horas extra lo complican. Cada persona trabajadora debe tener registrada la hora concreta de inicio y fin de cada jornada (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, ET), y la herramienta tiene que soportar entradas y salidas dobles, cambios de turno y plantillas que cambian con la estación.

Te explicamos qué particularidades tiene el sector, cómo registrar un turno partido sin errores, cómo controlar las horas extra y los descansos en servicios de fin de semana y qué hacer con los contratos fijos discontinuos. Del convenio de tu sector solo mencionamos lo genérico: revisa siempre el texto aplicable.

El sector combina horarios largos, picos de trabajo en fines de semana y festivos, alta rotación y mucha plantilla con contratos de temporada o fijos discontinuos. Además, el servicio se hace en cocina, sala, barra y pisos, con horarios distintos en cada área.

Todo esto choca con los sistemas rígidos de registro: la hoja de firmas colgada en la cocina o el Excel del encargado son frágiles cuando hay doce personas con cuatro horarios diferentes. Si el registro no refleja la realidad, la empresa no puede demostrar lo que se trabajó ni lo que se pagó.

En construcción, limpieza y seguridad privada la plantilla no trabaja en un único centro: se reparte entre obras, edificios de clientes y puestos de vigilancia. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) exige igualmente el registro diario de la hora de inicio y fin de cada persona, y el reto es hacerlo cuando no hay oficina, no hay terminal y el supervisor visita cada puesto de vez en cuando.

Te contamos cómo organizar el control de presencia en varios centros, qué particularidades tiene cada sector (siempre de forma genérica, porque los convenios son específicos), cómo manejar rotaciones y servicios nocturnos y qué debe permitir el sistema para poder facturar y pagar con seguridad.

Aunque los trabajos son distintos, comparten una estructura: personal que se desplaza entre centros, supervisores que cubren muchos puestos, clientes que exigen justificar las horas facturadas y convenios sectoriales propios con reglas de jornada, pluses y descansos.

La consecuencia es que el registro de jornada cumple una doble función. Es una obligación legal frente a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), y es una herramienta de gestión: te dice cuántas horas se prestaron en cada centro, por quién y a qué hora. Sin ese dato, el cuadrante y la factura se hacen a ojo.

Las clínicas, residencias y centros sanitarios funcionan las 24 horas, y eso complica el registro de jornada: turnos rotativos, noches, guardias y relevos que hay que anotar con la hora real de inicio y fin de cada persona, como exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET). Un registro fiable protege a la plantilla, a la dirección y a quienes reciben el servicio.

Te explicamos cómo registrar los turnos y los relevos, qué reglas de descanso se aplican, cómo tratar las guardias y las noches y qué conviene exigir al sistema. Los convenios del sector se mencionan solo de forma genérica: la regulación concreta de cada colectivo está en el texto que te aplique.

En sanidad y en residencias hay que cubrir los puestos de forma continua. Cuando alguien llega tarde o se va antes, la persona del turno anterior no puede irse. Eso genera prolongaciones de jornada que, si no se registran, quedan sin compensar y se convierten en un foco de conflictos.

El registro de jornada debe reflejar la hora real de entrada y salida, incluidos los relevos. Si todo se ficha a la hora del cuadrante, el sistema no sirve para la gestión ni para probar nada ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS). Las empresas del sector tienen además convenios propios, estatales, autonómicos o de empresa, que regulan la jornada, los descansos y los pluses. Consúltalos siempre.

Si tu comercio abre domingos y festivos, tienes que cuadrar dos cosas: qué días puedes abrir según la regulación de horarios comerciales y cómo se compensa y se registra el trabajo de la plantilla en esos días. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) obliga a registrar la hora de inicio y fin de la jornada, y el calendario de aperturas condiciona la planificación de turnos.

En este artículo repasamos qué se regula a nivel estatal y qué depende de tu comunidad autónoma y de tu convenio, cómo organizar descansos y festivos con ejemplos en euros, y cómo registrar la jornada en tienda cuando hay picos de campaña, rebajas y plantilla a tiempo parcial.

La normativa de horarios comerciales depende en gran medida de cada comunidad autónoma, que fija los domingos y festivos de apertura autorizada, los horarios máximos y las excepciones por zonas o tipos de establecimiento. Por eso no existe una respuesta única: consulta el calendario oficial de tu comunidad cada año.

Una cosa es poder abrir y otra distinta es cómo se organiza el trabajo. Lo que decide la compensación de domingos y festivos trabajados es el contrato, el convenio colectivo aplicable y el Estatuto de los Trabajadores. En el artículo sobre festivos en España tienes la base general.

El coste de un sistema de control horario no es solo la cuota que ves en el presupuesto: depende del modelo (app en la nube o terminal físico), del número de personas, de la instalación, del mantenimiento y del tiempo que tu equipo dedica a gestionar el registro. Comparar solo precios de lista lleva a decisiones equivocadas.

En este artículo no damos precios de ningún proveedor, porque cambian y dependen de cada oferta. Te damos algo más útil: las partidas que debes pedir en cualquier presupuesto, una fórmula para calcular el coste total por persona y mes, ejemplos en euros con hipótesis claras y el coste de no tenerlo.

Hay dos grandes familias. La app de fichaje en la nube funciona en el móvil y en la web de cada persona, y el proveedor aloja los datos. El terminal de fichaje es un dispositivo físico en el centro (con tarjeta, código u otros métodos) que se conecta a un software.

La diferencia práctica es que la app no exige comprar ni instalar equipos y sirve igual para teletrabajo, equipos externos y varios centros, mientras que el terminal solo registra a quien pasa por él. El terminal puede tener sentido en un único centro con acceso controlado. Revisa también las implicaciones de privacidad de los métodos biométricos en el artículo sobre fichaje por huella o reconocimiento facial.

Un buen sistema de registro de jornada debe cumplir el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) hoy y estar preparado para lo que pida el futuro Real Decreto sobre registro horario digital. Esta checklist te ayuda a comprobar, punto por punto, qué exigir a un proveedor antes de contratar, agrupado en requisitos legales, técnicos, de privacidad y de gestión.

El Real Decreto está en tramitación; consulta el BOE. El borrador apunta a un registro digital, personal, inalterable y con acceso remoto e inmediato. Como aún no consta publicado a fecha de octubre de 2026, usa lo que sigue como criterio de prudencia, no como obligación ya vigente.

El artículo 34.9 del ET exige el registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y fin de cada persona trabajadora, en toda empresa con plantilla, incluidos los mandos intermedios y excluida la alta dirección. Debe conservarse cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, de la RLT y de la ITSS.

Marca estos puntos en el sistema que valores:

Una app de fichaje gratuita puede servir para empezar, pero solo cumple el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) si registra con fiabilidad la hora de inicio y fin de cada persona, conserva los datos cuatro años y permite acceder a ellos cuando la plantilla, la RLT o la Inspección de Trabajo lo pidan. Muchas versiones gratuitas se quedan cortas en alguno de esos puntos.

No evaluamos productos concretos ni comparamos marcas. Te explicamos qué suele faltar en las versiones sin coste, qué preguntas hacer antes de usarlas, qué riesgos hay con los datos y cuándo compensa pasar a una solución de pago.

Para una microempresa, no pagar suena razonable. Y es verdad que una app gratuita es mejor que no registrar nada o que una hoja de firmas rellenada de memoria. Cumple una parte del objetivo: dejar constancia diaria con hora.

El problema es que el artículo 34.9 no se cumple con la mera existencia de una app, sino con un registro fiable, conservado y accesible. Es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS), con multas de 751 a 7.500 € según el grado (artículo 40.1.b), si el registro no existe o no cumple. Si una app deja huecos, el riesgo es el mismo que sin app.