Gestión del registro de jornada: implantación y cierre

Implantar el registro de jornada lleva unas cinco semanas si sigues un orden: revisar tu convenio y a quién afecta, elegir el sistema, consultar a la representación legal de las personas trabajadoras (RLT), configurarlo, informar a la plantilla y probarlo dos semanas en paralelo. El primer cierre mensual confirma que funciona. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa con personas trabajadoras, sin mínimo de plantilla; lo difícil no es entender la obligación, sino ponerla en marcha de modo que la gente fiche de verdad.

Toda empresa con personas trabajadoras debe tener una política interna de desconexión digital: lo exige el artículo 88.3 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), haya o no teletrabajo. La elabora la empresa previa audiencia de la representación legal de las personas trabajadoras (RLT), se dirige a toda la plantilla, directivos incluidos, y tiene que definir cómo se ejerce el derecho a no conectarse fuera del horario y prever formación y sensibilización contra la fatiga informática. A continuación tienes el contenido mínimo, cómo aprobarla y un modelo de cláusulas.

Un protocolo interno de registro de jornada es el documento que fija cómo se ficha en tu empresa: a quién se aplica, con qué sistema, cómo se tratan pausas, retrasos, olvidos y horas extra, qué pasa en teletrabajo, cuánto se conservan los datos y quién puede verlos. Lo organiza el convenio o un acuerdo de empresa y, si no hay ninguno, lo decide la empresa previa consulta a la representación legal de las personas trabajadoras (RLT). Abajo tienes las cláusulas mínimas con un ejemplo de redacción para cada una.

Una corrección de fichaje es legítima si deja rastro: quién la pidió, quién la validó, cuándo, por qué y cuál era el valor original, que nunca se borra. Si cualquiera puede cambiar una hora sin dejar constancia, el registro pierde su valor ante la Inspección y ante un juez. Lo que protege al registro no es que no haya errores, sino que cada error se trate con el mismo procedimiento, en el plazo que fije tu protocolo y con la validación de un responsable.

El cierre mensual del registro de jornada es el momento en que revisas los fichajes del mes, resuelves las incidencias, calculas horas extra, nocturnidad y ausencias, y bloqueas los datos antes de pasarlos a la nómina. Con un calendario fijo, una lista de comprobaciones y un informe siempre igual, la nómina se calcula sobre cifras estables, la asesoría recibe las variables a tiempo y el registro queda listo para defenderse durante cuatro años.

El absentismo se mide dividiendo las horas de ausencia no previstas entre las horas teóricas de trabajo del periodo y multiplicando por 100. Entran en el índice la baja médica, las ausencias injustificadas y los retrasos o salidas anticipadas; no entran las vacaciones, los festivos, los permisos retribuidos, la lactancia ni la reducción de jornada por guarda legal, que son derechos y no un problema de gestión. Para reducirlo, primero hay que separar las causas y después actuar sobre cada una con datos reales; el registro de jornada es la fuente más fiable para ambas cosas.

Una asesoría o gestoría que lleva el área laboral de varias empresas puede gestionar el registro horario de sus clientes si fija un método único, reparte funciones con cada empresa por escrito y trabaja con un sistema que le dé acceso a los datos de cada cliente sin mezclarlos. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) recae siempre en la empresa, pero en la práctica es la asesoría la que recibe las dudas, los cierres de mes y, a veces, el requerimiento de la Inspección de Trabajo.