Vacaciones: 30 días naturales, calendario, preaviso de 2 meses y registro
Toda persona trabajadora tiene derecho a unas vacaciones anuales retribuidas de al menos 30 días naturales, que el convenio puede mejorar pero nunca reducir. El calendario debe conocerse con dos meses de antelación como mínimo, y las vacaciones no se pueden sustituir por dinero mientras el contrato siga vigente.
Te explicamos cómo funciona el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, cómo se calculan las vacaciones cuando alguien entra a mitad de año, qué ocurre si coinciden con una baja y cómo llevar el control para evitar discrepancias con la plantilla.
Qué dice el artículo 38 del Estatuto
El artículo 38 fija el mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año por persona. Son días naturales, no laborables: cuentan sábados, domingos y festivos dentro del periodo. En la práctica, muchos convenios expresan el derecho en 22 días laborables (el equivalente aproximado de 30 naturales), y otros reconocen más días.
El periodo se fija de común acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, de conformidad con lo establecido en los convenios colectivos sobre planificación anual. Si no hay acuerdo, decide la jurisdicción social por un procedimiento sumario. El convenio puede regular turnos de vacaciones, periodos obligatorios (cierre de verano) o criterios de preferencia.
Conviene que el criterio de reparto esté por escrito y se aplique igual a todo el mundo. La mayoría de conflictos nacen de que dos personas piden las mismas semanas y no existe una regla conocida.
El calendario de vacaciones y el preaviso de 2 meses
El artículo 38.3 obliga a que el calendario de vacaciones se fije en cada empresa y que la persona trabajadora conozca las fechas que le corresponden al menos dos meses antes del comienzo del disfrute. Si tu empresa cierra en agosto, el calendario debe estar comunicado, como tarde, a primeros de junio.
No basta con una conversación en el pasillo: comunica las fechas por un medio que deje constancia (correo, aplicación, documento firmado) y guarda esa comunicación. Si más adelante hay una discrepancia, el justificante demuestra que la empresa cumplió el preaviso.
Este calendario se complementa con el calendario laboral anual del artículo 34.6, que debe estar expuesto en un lugar visible del centro. Lo desarrollamos en el artículo sobre el calendario laboral de la empresa.
Cuántos días te corresponden si entras a mitad de año
Las vacaciones se devengan de forma proporcional al tiempo trabajado cuando la persona no completa el año. La regla habitual es repartir los 30 días naturales entre los 12 meses, es decir, 2,5 días naturales por mes, aunque tu convenio puede definir otro criterio de cómputo.
Ejemplo paso a paso: una persona se incorpora el 1 de julio con un contrato indefinido. Hasta el 31 de diciembre trabaja 6 meses. Cálculo: 6 × 2,5 = 15 días naturales de vacaciones en ese año. Si ya disfrutó 10 días, le quedan 5. Si su contrato termina el 30 de septiembre (3 meses), le corresponden 3 × 2,5 = 7,5 días, que se redondean según el convenio o el criterio de la empresa.
Si las vacaciones devengadas no se han disfrutado al extinguirse el contrato, la empresa debe abonarlas en el finiquito. Es la única situación en la que las vacaciones se compensan económicamente.
Vacaciones y baja médica, embarazo o permisos
El artículo 38.3 protege las vacaciones cuando coinciden con otras situaciones. Si el periodo de vacaciones fijado coincide con una incapacidad temporal derivada del embarazo, parto o lactancia natural, o con el permiso de nacimiento y cuidado, la persona tiene derecho a disfrutarlas en fecha distinta, aunque haya terminado el año natural al que correspondan.
En el caso de una baja médica por otra causa que impida disfrutar las vacaciones durante el año natural, la persona puede disfrutarlas una vez finalice su incapacidad, siempre que no hayan transcurrido más de 18 meses desde el final del año en que se originaron.
En el registro, estas situaciones se anotan como ausencias que suspenden el disfrute, y las vacaciones pendientes se mantienen como saldo hasta que se disfrutan. Verlo en el mismo panel evita errores en nómina. Lo cubrimos en el artículo sobre bajas y permisos de nacimiento.
Lo que no se puede hacer con las vacaciones
Hay prácticas que parecen cómodas pero no son válidas:
- Pagar las vacaciones en lugar de disfrutarlas durante el contrato: el mínimo de 30 días no es compensable en metálico.
- Descontar vacaciones como sanción: el artículo 58.3 prohíbe sancionar con reducción de la duración de las vacaciones.
- Cambiar las fechas a última hora sin cumplir el preaviso de dos meses ni contar con la conformidad de la persona.
- Dejar caducar días pendientes sin una política clara: salvo pacto o convenio, genera conflictos y reclamaciones.
Si alguna situación te genera dudas, consulta con tu asesoría o gestoría laboral antes de comunicar nada, y revisa si tu convenio recoge reglas propias sobre cierres colectivos o vacaciones fraccionadas.
Cómo registrar las vacaciones sin errores
El registro de jornada del artículo 34.9 recoge las horas trabajadas; las vacaciones, como ausencias, deben quedar documentadas aparte pero conectadas al mismo sistema, para que el cierre mensual sea coherente. Una persona en vacaciones no debe aparecer con "falta de fichaje".
Un procedimiento eficaz tiene cuatro pasos:
1. Cargar a principios de año el saldo de días de cada persona (30 naturales o los días del convenio).
2. Recoger las solicitudes con una fecha tope y resolver conflictos con el criterio escrito.
3. Publicar el calendario con al menos dos meses de antelación y guardar la constancia.
4. Descontar del saldo cada día disfrutado y revisar mensualmente los pendientes.
La reclamación de cantidades prescribe al año (artículo 59 del Estatuto), de modo que conviene tener el histórico por persona listo para consultar. También te sirve para reducir el absentismo planificando bien los picos de ausencia.
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