Sistemas de fichaje, biometría, geolocalización y RGPD
Cómo fichar con app, web, tarjeta o terminal cumpliendo el RGPD y la LOPDGDD, qué datos se pueden tratar y cómo evitar fraudes.
Registro de jornada y protección de datos: qué exige el RGPD
El registro de jornada es un tratamiento de datos personales que la empresa hace sin pedir consentimiento, porque cumple una obligación legal: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (artículo 6.1.c del RGPD). A cambio, debe informar a la plantilla antes del primer fichaje, recoger solo los datos necesarios, conservarlos cuatro años, anotar el tratamiento en su registro de actividades y atender el derecho de acceso de cada persona a sus propios fichajes.
Modelo de registro de jornada: campos y plantilla mensual
Un modelo de registro de jornada válido necesita, como mínimo, identificar a la empresa y a la persona trabajadora y anotar cada día la hora concreta de inicio y de fin de la jornada: es lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. El resto de campos (pausas, totales, firma, incidencias) no los impone la ley, pero son los que convierten una hoja en una prueba fiable ante la Inspección o un juzgado. Abajo tienes la tabla de campos, una plantilla mensual rellenada que puedes copiar tal cual y los errores que más se repiten. No hay nada que descargar: el modelo es la propia tabla.
Sistemas de fichaje: app, web, tableta, tarjeta o terminal
Los sistemas de fichaje más habituales son seis: la app en el móvil, la web en el ordenador, una tableta o terminal compartido en el centro, la tarjeta o llavero de proximidad, el terminal biométrico de huella o rostro y la hoja de firmas o el Excel. La ley no impone ninguno: exige que el registro recoja cada día la hora de inicio y de fin de cada persona, que sea fiable y que se conserve cuatro años. Elige según dónde trabaja tu plantilla: si se mueve o se reparte en varios centros, la app con geolocalización en el momento de fichar; si está en una oficina o teletrabaja, la web; si comparte un único centro con turnos, un punto de fichaje común. La biometría, solo con una evaluación de impacto y un motivo que la justifique.
Fichar desde el móvil: validez legal y geolocalización
Fichar desde el móvil es legal: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario con la hora concreta de inicio y fin de la jornada, conservado cuatro años, y no impone ningún soporte. Una app cumple si el registro es fiable (hora del servidor, usuario personal, historial de cambios) y si la empresa respeta la protección de datos: información previa, geolocalización solo en el momento de fichar y acceso de cada persona a sus propios registros.
Fichaje por huella o reconocimiento facial y el RGPD
Fichar con huella dactilar o reconocimiento facial es tratar datos biométricos, una categoría especial de datos cuyo tratamiento prohíbe con carácter general el artículo 9 del RGPD. La Audiencia Nacional anuló en junio de 2026 la Guía de la AEPD de 2023 que lo desaconsejaba para el registro de jornada, pero lo hizo por un defecto de procedimiento, y eso no convierte la biometría en libre: sigue exigiendo una condición que levante la prohibición, una evaluación de impacto, un juicio de proporcionalidad documentado y alternativas menos invasivas. Para la mayoría de las empresas, la respuesta práctica es no usarla para fichar.
Geolocalización de la plantilla: artículo 90 de la LOPDGDD
La empresa puede geolocalizar a su plantilla para ejercer sus funciones de control, pero solo si informa previamente de forma expresa, clara e inequívoca (artículo 90 de la LOPDGDD), si la medida es proporcionada a la finalidad y si no invade la vida privada. En el registro de jornada eso se traduce en una regla: ubicación solo en el momento del fichaje, nunca como seguimiento continuo y nunca en teletrabajo.
Hoja de firmas y Excel: por qué fallan ante la Inspección
La hoja de firmas y el Excel no están prohibidos: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores admite papel o formato digital, y a 7 de noviembre de 2026 nada obliga a cambiar. El problema es otro: ante la Inspección de Trabajo y ante un juez el registro tiene que ser fiable, y una hoja firmada a final de mes o un Excel que cualquiera edita sin dejar rastro son una prueba débil. Aquí tienes qué debe contener una hoja de firmas para valer, cuándo un Excel es aceptable, qué riesgos asumes y cuándo compensa cambiar.
Fraudes en el fichaje: tipos más comunes y cómo evitarlos
Los fraudes en el fichaje más comunes son fichar por otro compañero, fichar sin estar en el puesto o desde un lugar que no corresponde, editar registros a posteriori e inflar horas extra. Se evitan con un registro personal, geolocalización en el momento del fichaje, historial de cambios y una norma escrita que diga qué pasa si se incumple; y se sancionan según el régimen de faltas del convenio, con el registro como prueba y dentro de los plazos del artículo 60.2 del Estatuto de los Trabajadores.
