Fichar desde el móvil: validez legal, geolocalización y requisitos de la AEPD
Fichar desde el móvil es legal siempre que el sistema registre la hora concreta de inicio y fin de la jornada de forma fiable y que la empresa respete la normativa de protección de datos. El artículo 34.9 del Estatuto no exige un método concreto: admite papel o digital, y una app bien configurada cumple.
Te explicamos qué debe cumplir una aplicación de fichaje para tener validez ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), cómo tratar la geolocalización según el artículo 90 de la LOPDGDD, qué exige la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y qué hacer con quienes no quieren usar su móvil personal.
Qué exige la ley al registro de jornada
El artículo 34.9 del Estatuto obliga a las empresas a garantizar el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. La organización y documentación del registro se pacta por convenio o acuerdo de empresa o, en su defecto, la decide la empresa previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras (RLT).
El registro se conserva cuatro años a disposición de la plantilla, de la RLT y de la ITSS. La ley no dice "papel" ni "digital": lo que importa es que sea fiable y no manipulable fácilmente. En tramitación hay un Real Decreto que exigiría un registro digital, personal e inalterable, con acceso remoto; consulta el BOE para ver su estado, porque a octubre de 2026 no consta publicado.
Esto significa que una app de móvil puede cumplir sin problema, y que hoy es la solución más práctica para plantillas con trabajo fuera de la oficina. Lo desarrollamos en registro horario digital y el borrador del Real Decreto.
Por qué fichar con el móvil es una buena opción
El móvil resuelve problemas que el papel y las hojas de cálculo no pueden resolver. Cada fichaje queda con hora y fecha del sistema, no de quien lo anota, y se registra en el momento. La empresa dispone del dato inmediatamente, sin recopilar hojas a fin de mes.
Las ventajas más claras son:
- Equipos externos: comerciales, técnicos o repartidores fichan donde están, sin pasar por la oficina.
- Varios centros: no hace falta instalar un terminal en cada local.
- Teletrabajo: la persona registra su jornada desde casa.
- Menor manipulación: el registro queda guardado en la nube con trazabilidad de los cambios.
Además, la inversión inicial es baja porque no requiere hardware. Frente a la hoja de firmas o al Excel, la ventaja es clara.
Geolocalización: el artículo 90 de la LOPDGDD
El móvil permite añadir la ubicación al fichaje. Es útil para comprobar que se ficha desde el lugar de trabajo, pero es un dato personal y su uso está regulado por el artículo 90 de la LOPDGDD (LO 3/2018): la empresa puede tratar los datos de geolocalización para ejercer sus funciones de control, siempre que informe previamente a las personas trabajadoras y a sus representantes de forma expresa, clara e inequívoca.
La geolocalización debe ser proporcionada. Una cosa es registrar la ubicación en el momento del fichaje, y otra muy distinta es seguir a la persona de forma continua durante su jornada o fuera de ella. Esto último requiere una justificación mucho más fuerte y, en la práctica, suele ser desproporcionado para registrar la jornada.
Antes de activarla, redacta la información que vas a dar a la plantilla: qué dato se recoge, cuándo, para qué y durante cuánto tiempo, y quién puede verlo. Lo tratamos en detalle en geolocalización de la plantilla.
Requisitos de protección de datos para una app de fichaje
El registro de jornada es una obligación legal (art. 6.1.c RGPD), así que la empresa no necesita el consentimiento de la persona para tratar sus datos de fichaje. Pero sí debe cumplir otras obligaciones:
1. Informar antes de empezar sobre qué datos se recogen, la finalidad, el plazo de conservación y los derechos que se pueden ejercer.
2. Limitar el acceso a quien lo necesita: RR. HH., la persona afectada, la RLT y la ITSS.
3. Conservar los datos solo durante el tiempo exigido (cuatro años) y borrarlos después.
4. Garantizar la seguridad con accesos personales, cifrado y copias de seguridad.
El artículo 87 de la LOPDGDD, sobre dispositivos digitales, recuerda que debe haber criterios de uso claros y que se respete el derecho a la intimidad. Para ampliar, consulta registro de jornada y protección de datos.
¿Obligar a usar el móvil personal?
Es una duda frecuente: ¿puede la empresa exigir que el fichaje se haga con el teléfono particular? La opción más prudente es no imponerlo, o regularlo en un protocolo con la RLT que explique cómo se usa y qué datos accede la app. Un móvil personal contiene mucha información privada y el uso para trabajo debe ser proporcionado.
Algunas soluciones prácticas son: facilitar un móvil de empresa a quien trabaja fuera, permitir el fichaje desde la web en un ordenador o una tableta compartida del centro, o pactar una compensación si se usa el dispositivo particular. Lo que decidas, déjalo por escrito.
También conviene prever qué ocurre cuando falla la cobertura o la batería: un procedimiento para registrar manualmente la jornada con una incidencia justificada, sin perder trazabilidad.
Qué debe tener una buena app de fichaje
No todas las aplicaciones son iguales. Si vas a elegir una, comprueba que ofrece al menos lo siguiente:
- Hora del servidor y no la del teléfono, para que el usuario no pueda cambiarla.
- Historial consultable por la persona trabajadora, la RLT y la ITSS, con acceso rápido.
- Registro de correcciones con quién, cuándo y por qué se modificó cada fichaje.
- Geolocalización configurable, activada solo en el momento del fichaje y con información previa.
- Exportación e informes por persona, centro y periodo.
Un sistema que cumpla estos puntos protege a la empresa en una inspección o en un juicio. Recuerda que la falta de registro puede considerarse una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 € según el grado, y que, en un conflicto por horas extra, la ausencia de un registro fiable juega en contra de la empresa.
Cómo implantarlo paso a paso
La implantación es sencilla si sigues un orden. Estos son los pasos que recomendamos:
1. Consultar a la RLT y pactar, si se puede, el procedimiento de fichaje.
2. Informar por escrito a la plantilla de cómo funciona y qué datos se recogen.
3. Dar de alta a las personas y asignarlas a su centro y horario.
4. Hacer un periodo de prueba de una o dos semanas para resolver dudas.
5. Revisar semanalmente las incidencias durante el primer mes.
Si tienes dudas sobre el proceso completo, lo contamos en cómo implantar el registro de jornada.
Cómo te ayuda PontoSimples a fichar desde el móvil
PontoSimples te permite fichar desde la app móvil (Android e iOS) o desde la web, con geolocalización en el momento del fichaje. Cada persona consulta su historial, el responsable supervisa las incidencias en tiempo real y la auditoría de fichajes deja trazabilidad de cada corrección, para que el registro sea fiable ante la ITSS.
Además, tienes paneles, estadísticas e informes, control de vacaciones y ausencias, cálculo de horas extra y de plus de nocturnidad, y el cierre de fichaje para dejar cada mes listo para la nómina. El Equipo de Éxito del Cliente te ayuda a implantarlo con tu plantilla. Pruébalo gratis durante 30 días y sin permanencia en pontosimples.es.
