Compensar horas extra con descanso: reglas, plazos y registro

El Estatuto de los Trabajadores permite compensar las horas extra con descanso en lugar de pagarlas. Si no hay pacto, se entiende que la compensación debe hacerse dentro de los 4 meses siguientes a la realización de las horas. Además, las horas compensadas en ese plazo no cuentan para el límite de 80 horas extra al año, lo que las hace útiles para empresas con picos de trabajo.

Veamos las reglas, el plazo, cómo se calcula con un ejemplo, qué debe registrar la empresa y qué errores evitar.

Qué permite el artículo 35 del Estatuto

El artículo 35.1 del ET establece dos vías para las horas extraordinarias: abonarlas en la cuantía que fije el convenio o el contrato, que nunca será inferior a la hora ordinaria, o compensarlas por tiempo equivalente de descanso retribuido. Es el convenio colectivo o, en su defecto, el contrato individual quien decide cuál de las dos se aplica.

Si no hay pacto, la ley añade una regla supletoria: se entiende que las horas extra realizadas deben compensarse mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. Es decir, la compensación con descanso es la opción por defecto.

Por eso, antes de pagar horas extra, revisa si tu convenio dice algo. Y para saber qué se considera hora extra y cuáles son sus límites, mira horas extraordinarias: límite de 80 al año.

El plazo de 4 meses: cómo se cuenta

El plazo de 4 meses se cuenta desde el momento en que se realizan las horas. Si una persona hace 10 horas extra el 15 de marzo, tiene hasta el 15 de julio para disfrutar del descanso equivalente. Si no se disfruta dentro del plazo, la empresa debe abonar las horas.

Cada hora o grupo de horas tiene su propio plazo, así que en una empresa con muchas personas y fechas diferentes, llevar la cuenta a mano es difícil. Te interesa tener una lista de vencimientos por persona, con las horas pendientes y su fecha límite.

Dentro del plazo, la compensación puede acordarse entre empresa y persona, y conviene dejar la fecha del descanso por escrito, con la conformidad de ambas partes. Un descanso impuesto sin avisar puede ser discutido.

Cómo se compensa: tiempo equivalente y recargo

La ley habla de tiempo equivalente de descanso retribuido. Eso significa, como mínimo, una hora de descanso por cada hora extra realizada, sin pérdida de salario. Algunos convenios mejoran esta regla, por ejemplo reconociendo más de una hora de descanso por hora extra (el equivalente en tiempo del recargo).

Ejemplo: una persona con salario bruto anual de 25.200 € y jornada anual de 1.780 horas hace 12 horas extra en marzo. La hora ordinaria vale 25.200 / 1.780 = 14,16 €. Si se pagaran sin recargo, costarían 12 x 14,16 € = 169,92 €. Si se compensan con descanso a razón de 1 hora por hora, la persona descansa 12 horas, es decir, una jornada de 8 horas más media jornada de 4 horas, y cobra su salario normal.

Si el convenio reconociera 1,25 horas de descanso por hora extra (cifra ilustrativa), serían 12 x 1,25 = 15 horas de descanso, casi dos jornadas de 8 horas. Comprueba qué dice tu convenio antes de calcular.

Qué ocurre con el límite de 80 horas

Una de las grandes ventajas de compensar con descanso es el efecto sobre el límite del artículo 35.2: las horas compensadas mediante descanso dentro de los 4 meses siguientes no se computan a efectos del máximo de 80 horas extra al año.

Esto da margen a empresas que tienen picos de trabajo frecuentes. Una persona puede hacer, a lo largo del año, muchas más de 80 horas si cada bloque se compensa dentro del plazo. Pero hay una trampa: si una hora no se compensa en los 4 meses, pasa a computar para el tope y se debe pagar.

Por eso la vigilancia del plazo es esencial. Un registro que muestre a la vez horas realizadas, horas compensadas y horas pendientes evita sorpresas. Si las horas no se compensan ni se pagan, el riesgo lo explicamos en horas extra no pagadas.

Cuándo conviene pagar y cuándo compensar

No hay una opción mejor en todos los casos. Compensar con descanso encaja cuando la actividad tiene valles claros después del pico, porque no hay desembolso inmediato y las horas no computan para el tope de 80. Pagar encaja cuando no habrá valle en los 4 meses siguientes o cuando la persona prefiere cobrar.

Ten en cuenta que si el convenio ya fija una de las dos vías, no puedes elegir libremente. Y si hay pacto individual, respétalo. Lo más práctico es decidir al cierre de cada mes, con los datos del registro delante, qué horas se pagan y cuáles se compensan, y dejarlo anotado.

Qué debe registrar la empresa

El artículo 35.5 del ET exige registrar la jornada día a día y totalizar las horas extra en el periodo de pago, con copia del resumen a la persona trabajadora. Cuando se compensan con descanso, el resumen debería mostrar también el descanso disfrutado.

Una buena práctica es anotar, para cada bloque de horas extra, cuatro datos:

- Fecha y número de horas realizadas.

- Acuerdo de compensación (pacto, convenio o regla supletoria).

- Fecha del descanso disfrutado y horas equivalentes.

- Fecha límite de los 4 meses, para no dejarla vencer.

Y conserva todo 4 años, a disposición de la plantilla, la representación legal de las personas trabajadoras (RLT) y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), conforme al artículo 34.9.

Imagina tres personas con horas extra en marzo: Ana, con 12 horas; Luis, con 5; y Marta, con 8. Fijas como fecha límite el 31 de julio. En abril, Ana disfruta 8 horas de descanso y en mayo otras 4: queda en cero. Luis disfruta 5 horas en junio. Marta no disfruta ninguna y, al llegar julio, se pagan 8 horas a 14,16 € (más recargo si el convenio lo prevé), es decir, 113,28 € como mínimo.

Con una lista así, cada mes ves quién tiene horas pendientes y cuándo vencen. Sin ella, es muy fácil que Marta pase de largo y aparezca una reclamación meses después.

Errores frecuentes al compensar

Los fallos más comunes son sencillos de evitar:

- Dejar vencer el plazo de 4 meses y olvidar pagar las horas.

- Compensar sin registrar el descanso, de modo que luego nadie sabe si se disfrutó.

- Conceder el descanso en un momento en que la persona ya estaba libre (festivo, vacaciones).

- Mezclar la compensación con la bolsa de horas sin separar los saldos.

Este último punto es habitual: la bolsa de horas de la distribución irregular y las horas extra son figuras distintas, con reglas distintas. Si tienes dudas, repasa bolsa de horas y mantén cada saldo por separado.

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