Horas extra no pagadas: riesgos, reclamación, cotización y cómo evitarlas con el registro

Cuando una empresa no paga las horas extra que sus personas trabajadoras han hecho, nace una deuda salarial que se puede reclamar durante un año (artículo 59 del ET) y que, sin registro de jornada, la empresa tiene muy difícil rebatir. A la reclamación se suma el riesgo de cotizaciones no ingresadas y de sanciones de la Inspección de Trabajo.

Repasamos qué ocurre cuando se dejan horas sin pagar, cómo se prueban, qué plazo hay para reclamar, qué dice la cotización y cómo prevenirlo con un registro bien llevado, con un ejemplo en euros.

Qué se considera una hora extra no pagada

Es la hora que supera la jornada ordinaria y que la persona ha trabajado sin recibir a cambio ni el pago ni un descanso equivalente. El artículo 35 del ET obliga a retribuirla con una cuantía no inferior al valor de la hora ordinaria, o a compensarla con descanso en los 4 meses siguientes si no hay pacto.

La situación aparece de formas muy distintas: horas "que se recuperan" y nunca se recuperan, un exceso que se dice "incluido en el salario", o una bolsa de horas que se queda con saldo para siempre. En todos los casos, si la hora se trabajó y no se pagó ni se compensó, hay una deuda.

Conviene diferenciarla de la distribución irregular de la jornada, donde las horas se devuelven dentro del año sin generar extra. Lo repasamos en distribución irregular de la jornada.

Quién tiene que probar las horas: la carga de la prueba

En un juicio, quien reclama horas extra debe demostrar que las hizo. Esa es la regla general. Pero la ausencia de registro cambia el panorama: el artículo 217.6 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC) tiene en cuenta la disponibilidad y facilidad probatoria de cada parte, y la empresa es la que tiene la obligación de registrar la jornada.

En la práctica, si no hay registro, el juez valora el resto de pruebas con más peso a favor del trabajador: mensajes, correos, testigos o datos del acceso al local. Y si hay registro, este es la prueba principal de ambas partes. Por eso un registro fiable y no manipulable protege a la empresa tanto como a la persona.

Si quieres ver cómo se usa en el proceso, lee el registro de jornada como prueba en el juzgado de lo social.

Plazo para reclamar: un año

El artículo 59 del ET establece que las acciones derivadas del contrato de trabajo que no tengan señalado plazo especial prescriben al año de su terminación. Para las reclamaciones de cantidad, como el salario o las horas extra, el plazo cuenta desde que la acción pudo ejercitarse.

En términos simples, la persona puede reclamar las horas extra de hace menos de un año, y las de hace más tiempo quedan prescritas. No obstante, el registro se conserva 4 años (artículo 34.9), de modo que puede haber datos disponibles de periodos más antiguos.

Antes de acudir al juzgado, es obligatorio intentar la conciliación previa, y la persona puede además denunciar el hecho ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS). La empresa que sabe que hay horas pendientes tiene mejor opción si las regulariza antes de llegar a ese punto.

Ejemplo en euros: lo que supone una reclamación

Una persona con salario bruto anual de 25.200 € y jornada anual de 1.780 horas reclama 6 horas extra al mes durante 10 meses. La hora ordinaria vale 25.200 / 1.780 = 14,16 €, y supongamos que el convenio fija un recargo del 25 %, de modo que la hora extra vale 17,70 € (cifras ilustrativas).

Total de horas: 6 x 10 = 60 horas. Importe reclamado: 60 x 17,70 € = 1.062,00 € brutos. A esa cantidad se sumarían intereses por mora y, en su caso, las costas del proceso. Y por cada persona de la plantilla en la misma situación el cálculo se repite.

Si además la empresa no cotizó por esas horas, tendrá que regularizar las cotizaciones. Los tipos y recargos aplicables cambian: consulta con tu asesoría los vigentes. Una deuda de 1.062 € por persona puede parecer pequeña, pero se vuelve grande cuando afecta a toda la plantilla durante un año.

Cotización de las horas extra y riesgos de no declararlas

Las horas extra forman parte de la remuneración y cotizan a la Seguridad Social, con una cotización adicional específica además de la general. No incluimos porcentajes porque se fijan en la normativa de cotización de cada ejercicio y conviene confirmarlos con tu asesoría o gestoría.

Pagar horas extra fuera de nómina, o con conceptos que no cotizan, es un riesgo doble: la persona pierde protección (por ejemplo, en una baja o en el desempleo) y la empresa se expone a sanciones y al ingreso de las cuotas con recargos.

Además, no registrar la jornada es una infracción grave de la LISOS (artículo 7.5), con multas de 751 a 7.500 € según el grado. Más detalle en sanciones por no registrar la jornada.

Qué hacer si ya hay horas pendientes

Si descubres que hay horas sin pagar, lo más sensato es regularizarlas cuanto antes. Reúne los fichajes del periodo, calcula las horas de cada persona con el valor de hora extra que fija tu convenio y págalas en nómina, con su cotización. Si prefieres compensarlas con descanso, comprueba que no ha vencido el plazo de 4 meses.

Comunica la regularización por escrito a cada persona, con el detalle de las horas y el importe. Este paso, que parece administrativo, reduce mucho la probabilidad de que el asunto acabe en una conciliación o en una denuncia, y deja constancia de que la empresa actuó de buena fe.

Cómo evitar las horas extra sin pagar

La prevención es sencilla y barata comparada con un conflicto. Hay cuatro hábitos que funcionan:

- Registro diario real, con fichaje de entrada y salida en el momento.

- Aviso automático cuando alguien supera su jornada prevista.

- Decisión mensual sobre cada exceso: pagar o compensar con descanso, y dejarlo por escrito.

- Resumen mensual a la persona trabajadora, junto con la nómina, como exige el artículo 35.5.

Con estos cuatro pasos, la empresa cierra cada mes sin deudas ocultas. Y si hay una discrepancia, existe un registro detrás que permite resolverla en minutos y no en un juicio. También conviene revisar con la persona trabajadora los saldos pendientes antes de que pasen los 4 meses de compensación.

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