Asesorías y gestorías: gestionar el registro horario de varias empresas clientes
Una asesoría o gestoría que lleva el área laboral de varias empresas puede gestionar el registro horario de sus clientes si fija un método único, reparte funciones con cada empresa y trabaja con un sistema que le dé acceso a los datos de cada cliente sin mezclarlos. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) recae siempre en la empresa, pero en la práctica es la asesoría la que recibe las dudas, los cierres de mes y, a veces, el requerimiento de la Inspección de Trabajo.
En este artículo te proponemos una forma ordenada de organizar el servicio: qué debe hacer la empresa y qué la asesoría, cómo estandarizar el procedimiento entre clientes de distintos convenios, cómo cerrar el mes sin perseguir a nadie y qué conviene exigir a una herramienta pensada para trabajar con varias empresas.
La obligación es del cliente, la gestión puede ser tuya
El artículo 34.9 del ET obliga a toda empresa con personas trabajadoras a registrar la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada una, sin mínimo de plantilla. Esa obligación no se delega: si falta el registro, la responsable ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es la empresa cliente, no la asesoría.
Lo que sí puede hacer la asesoría es diseñar y supervisar el sistema. Conviene dejarlo por escrito en el contrato de servicios: qué datos te entrega la empresa, con qué frecuencia revisas incidencias y quién responde ante un requerimiento. Así evitas asumir una responsabilidad que no te corresponde y el cliente sabe qué se espera de él.
Recuerda también que el método se fija por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta a la representación legal de las personas trabajadoras (RLT). Ese trámite de consulta es una tarea que tu equipo puede preparar para cada cliente.
Un procedimiento estándar para todos los clientes
El mayor ahorro de tiempo llega cuando todos tus clientes fichan igual. Define un protocolo base con cuatro piezas: cómo ficha cada persona, qué se considera incidencia, quién corrige y en qué plazo, y cuándo se cierra el mes. Después adaptas lo mínimo a cada convenio.
Para montarlo te sugerimos este orden de trabajo:
1. Inventario de clientes: número de personas, convenio aplicable y tipos de jornada (completa, parcial, turnos, fijos discontinuos).
2. Documento de método de registro con el texto para la comunicación a la plantilla y a la RLT.
3. Alta de usuarios y centros de trabajo, con una persona responsable en cada empresa.
4. Calendario de revisión: semanal para incidencias y mensual para el cierre.
Si necesitas un punto de partida, consulta cómo implantar el registro de jornada paso a paso y adapta el esquema a tu cartera.
Distintos convenios, un mismo registro
Cada cliente puede tener un convenio colectivo distinto: jornadas máximas, pausas, plus de nocturnidad, tratamiento de las horas extra. El registro no cambia, lo que cambia es la interpretación de los datos. El sistema registra horas de inicio y fin; las reglas del convenio se aplican después, al calcular saldos y horas extraordinarias.
Por eso es importante que la herramienta permita configurar por empresa la jornada pactada, los turnos y las bolsas de horas. Te recomendamos revisar con cada cliente qué dice su convenio sobre la bolsa de horas y sobre la distribución irregular de la jornada, y anotarlo en la ficha del cliente.
No te comprometas con interpretaciones que el convenio no recoge. Ante una duda concreta, remite a la lectura literal del texto aplicable o a la comisión paritaria.
El cierre mensual sin perseguir fichajes
El cuello de botella de una asesoría suele ser el cierre: llegan las nóminas y faltan fichajes, hay olvidos y correcciones pendientes. La solución es cerrar con un calendario fijo y un circuito de incidencias que no dependa de ti.
Un ejemplo con números. Imagina una asesoría con 25 clientes y 8 horas de trabajo administrativo al mes por cliente para reunir y revisar hojas de horas. Son 25 x 8 = 200 horas al mes. Si pasas a un sistema donde cada empresa corrige sus incidencias antes de una fecha límite y tú solo revisas el cierre, y esa revisión te lleva 2 horas por cliente, pasas a 25 x 2 = 50 horas. El ahorro estimado es de 150 horas al mes. Son cifras hipotéticas, pero te sirven para hacer tu propio cálculo con datos reales.
Apóyate en el proceso de cierre mensual del registro de jornada y en cómo tratar las correcciones e incidencias de fichaje.
Conservación y acceso: cuatro años por cliente
El registro debe conservarse durante cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, de la RLT y de la ITSS. Si cambias de herramienta o un cliente se da de baja de tu servicio, plantéate qué pasa con esos datos: la empresa debe poder seguir accediendo a ellos y exportarlos.
Pacta por escrito la devolución de la información al terminar el servicio y evita que los registros de un cliente queden solo en tus equipos. Además, el registro contiene datos personales, y su base es la obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD). Si accedes a ellos por cuenta de la empresa, cuida el encargo de tratamiento con tu cliente.
Qué esperar del futuro registro horario digital
El Gobierno tramita un Real Decreto sobre el registro horario digital: en tramitación; consulta el BOE. El borrador apunta a un registro digital, personal, inalterable y con acceso remoto e inmediato para la persona trabajadora, la RLT y la ITSS. A fecha de octubre de 2026 no consta publicado, y hoy sigue valiendo el artículo 34.9, que admite papel o digital si es fiable.
Para tu cartera, la consecuencia práctica es clara: los clientes que aún usan hojas de firmas o Excel tendrán que migrar. Conviene que empieces a planificarlo ahora, por orden de tamaño y de riesgo. Puedes apoyarte en el artículo sobre el registro horario digital y el Real Decreto.
Qué exigir a una herramienta para asesorías
Si vas a recomendar un sistema a tus clientes, pide al menos esto:
- Acceso por empresa, con roles separados para el cliente y para tu equipo.
- Auditoría de fichajes: quién modificó qué y cuándo.
- Cierre de fichaje que bloquee el mes una vez validado.
- Informes descargables por persona, centro y periodo.
- Cálculo de horas extra y de nocturnidad parametrizable.
Y fíjate en la exportación a programas de nómina como A3, Sage, Cegid o Zucchetti: cada uno trabaja con sus formatos, así que pregunta qué archivo entrega la herramienta y pruébalo con una nómina real antes de decidir.
Cómo te ayuda PontoSimples a gestionar el registro horario de tus clientes
Con PontoSimples las personas trabajadoras fichan desde la app (Android e iOS) o desde la web, con geolocalización en el momento del fichaje. Tus clientes supervisan las incidencias en tiempo real, y tú dispones de paneles, estadísticas e informes, de la auditoría de fichajes y del cierre de fichaje para dar el mes por validado. El sistema calcula horas extra, plus de nocturnidad y absentismo, y gestiona vacaciones y ausencias.
Además, tu equipo cuenta con el Equipo de Éxito del Cliente para resolver dudas de configuración. Puedes probarlo con un cliente piloto durante 30 días gratis y sin permanencia en pontosimples.es.
