Cierre mensual del registro de jornada: del fichaje a la nómina

El cierre mensual del registro de jornada es el momento en que revisas los fichajes del mes, resuelves las incidencias, calculas horas extra y ausencias, y congelas los datos antes de pasarlos a nómina. Hacerlo con un calendario fijo reduce errores en la nómina, evita reclamaciones y deja un registro que se puede defender cuatro años.

Muchas empresas fichan bien durante el mes y fallan en el último tramo: se acumulan correcciones, nadie sabe qué horas extra hay que pagar y la asesoría recibe los datos tarde y a medias. En este artículo proponemos un calendario de cierre, una lista de comprobaciones y un ejemplo con cuentas para que cada mes salga igual de limpio.

Qué es el cierre mensual y por qué conviene hacerlo

Cerrar el mes significa fijar una fecha a partir de la cual los datos de fichaje ya no se tocan sin un procedimiento especial. Es la frontera entre un mes abierto, donde se pueden corregir olvidos, y un mes cerrado, que sirve de base para la nómina y de prueba para el futuro.

Tiene varias ventajas. La nómina se calcula sobre datos estables y no sobre cifras que cambian a diario. Las horas extra se totalizan una vez, como exige el Estatuto de los Trabajadores: el artículo 35.5 pide que se registren día a día y se totalicen en el periodo fijado para el pago de retribuciones, entregando copia del resumen a la persona trabajadora. Y el registro conserva su fiabilidad, porque cualquier cambio posterior deja huella.

En contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c exige un registro día a día totalizado mensualmente, con copia del resumen junto a la nómina. Así que para esas personas el cierre mensual no es una buena práctica sino una obligación.

Calendario de cierre: quién hace qué y cuándo

Un calendario sencillo, con fechas fijas, funciona mejor que uno detallado que nadie recuerda. Este es un modelo para una nómina que se abona a final de mes:

1. Último día laborable del mes: los responsables repasan los fichajes de su equipo y resuelven los olvidos pendientes.

2. Días 1 a 3 del mes siguiente: la plantilla puede solicitar correcciones del mes anterior. Pasada esa fecha, se necesita autorización de RR. HH.

3. Día 4: RR. HH. revisa las incidencias que quedan, las horas extra y las ausencias.

4. Día 5: cierre del mes. Los datos quedan bloqueados.

5. Días 6 y 7: se prepara el resumen para la nómina y se envía a la asesoría o al departamento de nóminas.

6. Día de nómina: se entrega a cada persona el resumen de horas, con la nómina cuando sea tiempo parcial o haya horas extra.

Adapta estos plazos a tu fecha de pago y al calendario de tu asesoría, que suele tener fechas límite para recibir variables.

Lista de comprobaciones antes de cerrar

Antes de bloquear el mes, repasa esta lista. Un buen sistema te enseña la mayoría de estos puntos en un panel:

- Fichajes completos: todas las personas con jornada tienen entrada y salida cada día trabajado.

- Incidencias resueltas: olvidos, fichajes dobles y ubicaciones dudosas están aprobados o rechazados.

- Ausencias registradas: vacaciones, baja médica (IT), permisos retribuidos y otras ausencias están cargadas con su fecha.

- Festivos y calendario: los festivos nacionales, autonómicos y locales se han tenido en cuenta.

- Horas extra: cada una tiene autorización o explicación, y se ha decidido si se pagan o se compensan con descanso.

- Nocturnidad: las horas entre las 22:00 y las 6:00 están identificadas para el plus que fije el convenio.

- Bolsa de horas: los saldos positivos y negativos están actualizados.

- Cambios de contrato o jornada a mitad de mes están reflejados.

Si tienes dudas sobre las ausencias, revisa baja médica, permisos de nacimiento y cuidado: es donde más errores llegan a la nómina.

Cómo se calculan las horas extra y el plus de nocturnidad del mes

Veamos un ejemplo con cuentas. Un trabajador tiene un salario de 1.800 € brutos al mes por una jornada de 40 horas semanales, que su convenio computa como 160 horas mensuales de referencia (ejemplo ilustrativo; usa el cómputo de tu convenio).

1. Valor de la hora ordinaria: 1.800 € / 160 h = 11,25 €.

2. Durante el mes, el registro muestra 6 horas por encima de su jornada, todas autorizadas.

3. Si el convenio paga la hora extra con un recargo del 25 % (cifra supuesta; consulta tu convenio), cada hora extra vale 11,25 € x 1,25 = 14,06 €.

4. Total de horas extra: 6 x 14,06 € = 84,36 € brutos.

La ley fija que la hora extra no puede pagarse por debajo del valor de la hora ordinaria, o puede compensarse con descanso en los 4 meses siguientes. Para el cálculo completo, consulta cómo calcular el valor de la hora ordinaria y de la hora extra. Recuerda el límite de 80 horas extra al año, sin contar las compensadas con descanso ni las de fuerza mayor.

Qué datos pasar a la nómina y cómo entregarlos

La nómina necesita variables y no el registro completo. Lo habitual es entregar, por persona y mes:

- Horas ordinarias trabajadas y horas de referencia del contrato.

- Horas extra, con la decisión de pago o de compensación.

- Horas de nocturnidad y otros pluses vinculados al horario.

- Ausencias con su causa: vacaciones, IT, permisos retribuidos, ausencias injustificadas.

- Saldo de bolsa de horas, si el convenio la contempla.

La entrega puede ser un informe en PDF o una hoja de datos que la asesoría procese. Lo importante es que el formato sea siempre el mismo y que la asesoría confirme que lo ha recibido. Para el detalle del proceso entre sistemas, mira integración del fichaje con la nómina.

Después del cierre: conservar y atender correcciones tardías

Una vez cerrado el mes, el registro se conserva cuatro años a disposición de la plantilla, de la RLT y de la ITSS. Si más tarde aparece un error, no borres el dato: abre una corrección posterior con motivo, aprobación de RR. HH. y aviso a la nómina para regularizar el mes siguiente.

Por ejemplo, si en marzo descubres que una persona hizo 3 horas extra en febrero que no se anotaron, tu registro debe mostrar febrero cerrado, la corrección con fecha de marzo y el efecto en la nómina de marzo. La trazabilidad es lo que impide que parezca una manipulación.

Un último consejo: guarda el resumen mensual firmado o acusado por cada persona. No hace falta una firma en papel; basta una confirmación en la app. Así reduces reclamaciones, ya que las salariales prescriben al año (art. 59 ET) y un registro cerrado es tu mejor evidencia.

Cómo te ayuda PontoSimples en el cierre mensual

PontoSimples te da la vista de todo el mes: paneles, estadísticas e informes por persona y equipo, supervisión de incidencias en tiempo real, cálculo de horas extra, plus de nocturnidad y absentismo, bolsa de horas con saldos iniciales y vigencias, y control de vacaciones y ausencias. El cierre de fichaje bloquea el mes, y la auditoría de fichajes deja constancia de cualquier cambio posterior.

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