Sanciones por no registrar la jornada: la LISOS, los grados de la multa y el criterio de la Inspección
No registrar la jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, y la multa va de 751 a 7.500 euros según el grado: mínimo, medio o máximo. A ello se suma el riesgo de perder una reclamación de horas extra por no tener registros.
Te explicamos cómo se encaja la infracción, cuánto puede costarte cada tramo, qué criterios usa la Inspección para graduar la multa y qué puedes hacer para reducir el riesgo.
La infracción: artículo 7.5 de la LISOS
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), aprobada por el Real Decreto Legislativo 5/2000, considera infracción grave en su artículo 7.5 la transgresión de las normas sobre jornada, tiempo de trabajo y descansos. En este grupo encaja el incumplimiento del artículo 34.9 del Estatuto: no llevar registro, llevarlo sin la hora concreta de inicio y fin o no conservarlo cuatro años.
Fíjate en que la infracción no exige que exista un perjuicio concreto a alguien. Basta con que falte el registro o no cumpla los requisitos de la norma para que la Inspección pueda levantar acta. Los fundamentos del deber los tienes en registro de jornada obligatorio.
Los tres grados de la multa
El artículo 40.1.b de la LISOS fija las cuantías de las infracciones graves en tres grados:
- Grado mínimo: de 751 a 1.500 euros.
- Grado medio: de 1.501 a 3.750 euros.
- Grado máximo: de 3.751 a 7.500 euros.
A su vez, cada grado se divide en tres tramos (mínimo, medio y máximo), y es la Inspección quien propone en qué punto de la horquilla se coloca tu caso. Es decir, la misma infracción puede costar 751 euros en una empresa que corrige a tiempo y 7.500 en una que reincide o actúa con mala fe.
Cómo gradúa la Inspección la multa
La graduación se basa en los criterios del artículo 39 de la LISOS, entre ellos la negligencia e intencionalidad, el fraude o connivencia, el incumplimiento de advertencias previas, la cifra de negocios de la empresa, el número de personas trabajadoras afectadas y el perjuicio causado.
En términos prácticos, esto significa que una empresa con registro incompleto pero con voluntad clara de cumplir, que corrige tras un requerimiento, tiene mejor posición que otra que ignora la advertencia. Y una plantilla grande aumenta el peso del criterio de las personas afectadas. Ojo: el cálculo de la sanción «por cada persona trabajadora afectada» figuraba en un borrador de reforma, pero no está confirmado como vigente, así que no lo des por hecho.
Un ejemplo con números
Imagina una empresa de 15 personas que no tiene registro. La Inspección la requiere, no corrige y se levanta acta. Si se propone el grado medio, la horquilla es de 1.501 a 3.750 euros. Tomemos el punto medio como orientación: (1.501 + 3.750) / 2 = 2.625,50 euros, redondeado a unos 2.600 euros.
Ahora compara: un sistema de control horario para esas 15 personas cuesta una cantidad anual muy inferior a una sola multa en grado medio. Y la sanción no quita la obligación: tendrás que implantar el registro igualmente. El ahorro de no hacerlo es aparente.
El criterio de la Inspección
La ITSS publicó el Criterio Técnico 101/2019 sobre actuaciones en materia de registro de jornada, que orienta a los inspectores. Pone el foco en comprobar si existe registro, si incluye el horario concreto, si se conserva y si se ha consultado a la RLT cuando no hay convenio o acuerdo. También pide que el registro sea fiable, algo que se juzga por indicios como las horas idénticas cada día.
Para saber qué te pedirá el inspector en una visita y cómo reaccionar, lee Inspección de Trabajo y control horario.
Otros costes además de la multa
La sanción económica no es el único riesgo. La falta de registro facilita que el juzgado dé crédito a las horas que reclama la persona trabajadora, porque la empresa debería haber podido acreditar lo contrario. Las reclamaciones salariales prescriben al año (artículo 59 ET), pero ese año se cuenta hacia atrás y puede acumular muchas horas.
Ejemplo: 5 horas extra al mes durante 12 meses son 60 horas. Con una hora ordinaria de 14 euros, resulta 60 x 14 = 840 euros por persona. Con diez personas en la misma situación, 8.400 euros, además de la multa y de los costes del procedimiento.
Quién responde de la sanción
La responsable es la empresa como sujeto obligado por el artículo 34.9. No se multa a la persona trabajadora que se olvidó de fichar, ni a quien escribió la hora a mano. Si el incumplimiento afecta a varias sociedades de un mismo grupo, la Inspección analizará cada empleador por separado.
Por eso tiene sentido que quien gestiona RR. HH. o la asesoría deje por escrito qué sistema se usa, quién lo supervisa y cuándo se revisa. Esa documentación no evita la sanción si el registro es defectuoso, pero acredita diligencia, y la diligencia influye en la graduación.
Reincidencia y repetición de la infracción
Si la empresa ya ha sido sancionada por lo mismo y vuelve a incumplir, la reincidencia puede agravar la sanción y empujar la multa hacia el grado máximo. Una empresa que cumple a medias, vuelve a la hoja de firmas cuando el sistema falla y no corrige, se expone a esta situación.
La conclusión práctica es sencilla: no basta con "tener algo". Debes mantener el registro de forma continua, revisar su funcionamiento cada mes y corregir las anomalías a tiempo. Un sistema que se ejecuta de forma automática y deja trazas reduce mucho este riesgo.
Qué hacer si recibes un acta
Lee el acta con calma y comprueba qué infracción se te imputa, qué grado se propone y qué plazo tienes para presentar alegaciones. Reúne la documentación que acredita lo que has hecho (registros, protocolo, consulta a la RLT) y, si no lo tenías, empieza a implantarlo cuanto antes y deja constancia.
Conviene apoyarse en la asesoría laboral o en un profesional que lleve el procedimiento, porque las alegaciones tienen plazos y una redacción técnica. Cuanto antes demuestres que has corregido el problema, mejor posición tendrás.
Cómo reducir el riesgo
La mejor defensa es un registro fiable, diario y accesible. Si ya tienes un requerimiento, responde en plazo, aporta lo que tengas y comprométete a corregir. Si no lo tienes, impleméntalo ya, deja constancia de la consulta a la RLT y conserva los datos los cuatro años.
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