Correcciones e incidencias de fichaje: cómo tratarlas sin perder fiabilidad

Una corrección de fichaje es legítima si deja rastro: quién la pidió, quién la aprobó, qué dato cambió, cuál era el original y por qué. Si cualquiera puede modificar una hora sin dejar constancia, el registro pierde su valor ante la Inspección y ante un juez. Lo que protege al registro no es que no haya errores, sino que cada error se trate con un procedimiento.

Todas las plantillas olvidan fichar alguna vez. El móvil se queda sin batería, se ficha en el centro equivocado o se sale corriendo. Lo importante es cómo reacciona la empresa. En este artículo vemos los tipos de incidencia, un procedimiento de corrección en cinco pasos y los errores que más dañan la fiabilidad.

Qué es una incidencia de fichaje

Una incidencia es cualquier situación en la que el registro no refleja con claridad lo que ocurrió. Las más frecuentes son:

- Olvido de fichaje: falta la entrada o la salida de un día.

- Fichaje doble o erróneo: dos entradas seguidas o una hora imposible.

- Fichaje fuera de lugar: la ubicación no coincide con el centro o el cliente asignado.

- Retraso o salida anticipada sin justificación registrada.

- Horas extra no autorizadas o jornada que supera el máximo previsto.

- Fallo técnico: sin cobertura, error de la app o problema de conexión.

Que haya incidencias no significa que el sistema falle. Significa que el sistema las hace visibles, que es justo lo que debe hacer.

Por qué importa tratarlas bien

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario con la hora concreta de inicio y fin. Si el registro se corrige sin control, se vuelve una versión editable de la realidad. En una reclamación de horas extra, la carga de probar las horas es de la persona trabajadora, pero la falta de un registro fiable juega en contra de la empresa por la facilidad probatoria (art. 217.6 LEC). Los plazos también cuentan: las reclamaciones salariales prescriben al año (art. 59 ET).

Además, las correcciones afectan al dinero. Una hora de salida corregida a la baja reduce una hora extra, y una corregida al alza la crea. Por eso interesa que toda modificación tenga un motivo y una aprobación. Si necesitas contexto sobre el valor probatorio, revisa el registro de jornada como prueba en el juzgado de lo social.

Un procedimiento de corrección en cinco pasos

Un procedimiento sencillo y fácil de explicar funciona mejor que uno complejo que nadie aplica:

1. Solicitud: la persona trabajadora (o su responsable) pide la corrección indicando la hora correcta y el motivo.

2. Revisión: el responsable comprueba si el motivo es creíble con otros datos: turno, ubicación, tareas, compañeros.

3. Aprobación o rechazo: se decide por escrito en un plazo corto, por ejemplo 48 horas.

4. Registro del cambio: el sistema guarda el valor original, el nuevo, quién lo cambió, cuándo y por qué.

5. Revisión mensual: RR. HH. revisa las correcciones antes del cierre y detecta patrones.

Lo esencial es que el original nunca desaparezca. Una corrección bien hecha deja ambas versiones visibles. Esto es lo que se conoce como auditoría de fichajes, y es la que permite demostrar, si hace falta, que el registro no se manipuló.

Plazos y quién puede corregir

Define en tu protocolo interno quién puede hacer qué, porque la misma facultad para todos es una invitación al abuso. Una distribución habitual:

- La persona trabajadora puede solicitar, no modificar directamente.

- El responsable de equipo puede aprobar correcciones del mes en curso.

- RR. HH. aprueba correcciones de meses cerrados y los casos excepcionales.

- Tras el cierre mensual, ya no se modifica sin un procedimiento expreso y con constancia.

Sobre los plazos, cuanto más cerca del hecho, más creíble. Una corrección pedida el mismo día o al siguiente laborable es fácil de verificar. Una pedida tres meses después, cuando nadie recuerda nada, merece más cautela. Fija un plazo máximo y aplícalo igual a todos. El protocolo completo lo explicamos en protocolo interno de registro de jornada.

Un ejemplo con cuenta de horas extra

Marta trabaja de 9:00 a 17:00 con 8 horas diarias. Un jueves se queda hasta las 19:00 por una entrega urgente, pero olvida fichar la salida. Al día siguiente solicita la corrección: salida a las 19:00, motivo "entrega urgente a cliente". Su responsable lo confirma, porque el correo de entrega está fechado a las 18:50.

Sin corrección, el registro mostraría 8 horas y se perderían 2 horas extra. Con la corrección aprobada, el registro refleja 10 horas, y la empresa debe tratar esas 2 horas como horas extra: pagarlas según convenio, nunca por debajo del valor de la hora ordinaria, o compensarlas con descanso en los 4 meses siguientes (art. 35 ET). Si el salario es de 1.800 € brutos mensuales por 160 horas, la hora ordinaria sale a 11,25 € (1.800 / 160), por lo que las 2 horas valen al menos 22,50 € brutos. Ejemplo ilustrativo: tu convenio puede fijar un valor superior. El cálculo completo está en cómo calcular la hora ordinaria y la hora extra.

Errores que destruyen la fiabilidad del registro

- Corregir de oficio sin avisar a la persona afectada.

- Borrar el fichaje original en lugar de conservarlo.

- Aceptar correcciones masivas a final de mes sin revisar caso a caso.

- Permitir que cada responsable aplique su criterio, sin norma común.

- No dejar el motivo: una corrección sin motivo vale poco.

- Corregir a la baja horas extra reales para evitar pagarlas. Es un riesgo grave, tanto de reclamación como de sanción.

Incidencias que son señal de otro problema

Un número alto de incidencias no siempre es culpa de la plantilla. A veces señala un problema de organización o de configuración:

- Muchos olvidos de salida a la misma hora indican que el turno acaba con prisa y conviene un recordatorio.

- Muchos fichajes fuera de lugar apuntan a un centro mal configurado o a un cambio de servicio sin comunicar.

- Retrasos repetidos en un turno pueden revelar problemas de transporte o de planificación.

- Horas extra constantes en un equipo señalan falta de personal.

Analizar las incidencias por equipo y por mes te da información útil para mejorar la gestión, además de mantener el registro limpio. Y si sospechas conductas intencionadas, ten a mano fraudes en el fichaje.

Cómo te ayuda PontoSimples a gestionar correcciones e incidencias

PontoSimples muestra las incidencias en tiempo real, para que las revises en el día y no al cerrar el mes. La auditoría de fichajes conserva el valor original y el cambio, y el cierre de fichaje impide modificar meses ya cerrados sin un procedimiento. Los informes y paneles te dan el recuento de incidencias por persona y equipo.

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