Protocolo interno de registro de jornada: qué debe incluir y cómo negociarlo con la representación de la plantilla

Un protocolo interno de registro de jornada es el documento que recoge cómo se ficha en tu empresa: quién registra, con qué herramienta, qué hacer si se olvida un fichaje, quién corrige y cuánto tiempo se guarda. La ley lo deja a convenio, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta a la RLT, y tenerlo por escrito evita conflictos y refuerza el registro ante la Inspección.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige el registro, pero no dice cómo ha de ser el procedimiento. Esa laguna la rellenas tú con el protocolo. En este artículo explicamos qué contenido mínimo debe tener, cómo negociarlo con la representación legal de las personas trabajadoras (RLT) y cómo mantenerlo vivo.

Para qué sirve el protocolo y quién decide su contenido

El protocolo traduce la obligación legal a normas concretas y conocidas por todos. Sin él, cada responsable aplica su criterio: uno permite corregir fichajes de palabra, otro exige un correo, otro no revisa nunca. Esa diferencia provoca agravios y deja un registro difícil de defender.

La organización del registro la fija, por este orden, el convenio colectivo, un acuerdo de empresa o, en su defecto, la decisión del empresario previa consulta a la RLT. Si tu convenio ya regula aspectos del registro, el protocolo los desarrolla sin contradecirlos. Si no hay nada, el protocolo es tu decisión consultada. Conviene también revisar convenio colectivo y registro de jornada para ver qué puede regular cada nivel.

Un protocolo escrito también es una prueba de diligencia: demuestra que la empresa informó, consultó y organizó el registro con criterios generales, no caso a caso.

Contenido mínimo que debe tener

Un protocolo práctico cabe en dos o tres páginas. Estos son los apartados que no deberían faltar:

1. Ámbito: a quién se aplica (toda la plantilla, salvo alta dirección) y desde qué fecha.

2. Herramienta y forma de fichar: app, web u otro medio, con usuario personal e intransferible.

3. Qué se registra: hora de inicio y fin de cada jornada, pausas si se computan, horas extra y ausencias.

4. Reglas de fichaje: cuándo se ficha, qué margen hay de tolerancia y qué pasa en teletrabajo o trabajo fuera del centro.

5. Olvidos y errores: cómo se solicita una corrección y quién la aprueba.

6. Horas extra: cómo se autorizan, cómo se registran y cómo se compensan o pagan.

7. Acceso al registro: cada persona ve el suyo, la RLT y la ITSS pueden consultarlo.

8. Conservación: cuatro años, y después, supresión.

9. Protección de datos: información a la plantilla y, si hay geolocalización, la información previa del artículo 90 de la LOPDGDD.

10. Consecuencias: qué ocurre si se manipula el registro.

Cuanto más concreto, mejor: en vez de "se corregirán los fichajes con justificación", escribe "las correcciones se solicitan en la app en un plazo máximo de dos días laborables y las aprueba el responsable del equipo".

Cómo negociarlo con la RLT

La consulta a la RLT es un trámite legal cuando no hay convenio o acuerdo, y también una oportunidad para evitar conflictos. Una buena secuencia de trabajo:

- Entrega un borrador con antelación suficiente, por escrito, junto con una descripción de la herramienta.

- Convoca una reunión y deja que la RLT exprese sus dudas. Las más habituales: geolocalización, uso del móvil personal, tolerancia en retrasos y acceso a los datos.

- Responde por escrito a las observaciones, aceptando las razonables y explicando las que no.

- Levanta acta de la consulta y guarda la versión final del protocolo.

Consultar no obliga a pactar. Pero un protocolo con el que la RLT esté razonablemente de acuerdo se aplica mejor. Si hay disconformidad, la empresa puede decidir, y la plantilla o la RLT pueden impugnar la decisión si consideran que vulnera algún derecho. Por eso interesa documentar bien que la consulta existió. Si no hay RLT en tu empresa, informa igualmente a toda la plantilla por escrito y recoge sus dudas.

Cuestiones delicadas que conviene dejar claras

Algunos puntos generan más fricción que el resto, y es mejor resolverlos en el protocolo que en mitad de una discusión:

- Tiempo de trabajo efectivo: el artículo 34.5 lo cuenta desde que se está en el puesto, así que el protocolo debe decir cuándo se ficha (por ejemplo, al llegar al puesto y no al cruzar la puerta). Revisa lo que diga tu convenio.

- Pausas: la jornada continuada de más de 6 horas exige una pausa mínima de 15 minutos (art. 34.4). Define si se ficha o no la pausa y si cuenta como tiempo de trabajo, según tu convenio.

- Móvil personal: si se ficha desde el móvil de la persona, aclara que la app no accede a sus datos privados y que no se exige fichar fuera del horario.

- Desconexión digital: el protocolo puede recordar que no se exige responder fuera de la jornada (art. 88 de la LOPDGDD).

- Geolocalización: finalidad, momento y datos recogidos. Más detalle en geolocalización de la plantilla.

Ejemplo de reglas de corrección y tolerancia

Una empresa de servicios con 25 personas fija estas reglas: la plantilla ficha al llegar al puesto y al irse, hay una tolerancia de 5 minutos para el fichaje sin que se considere retraso, y cada retraso mayor se anota como incidencia. Si alguien olvida fichar, solicita la corrección en la app en el mismo día o al día siguiente laborable, indicando el motivo, y su responsable la aprueba o la rechaza en 48 horas.

Si la corrección llega después del cierre del mes, hay que pedir autorización de RR. HH. y se deja constancia del motivo. Las horas extra requieren autorización previa del responsable, salvo urgencia justificada. Cada mes, RR. HH. entrega a la RLT un resumen de horas extra (el resumen que además exige el art. 35.5 al trabajador). Detalles de este tratamiento en correcciones e incidencias de fichaje.

Aprobación, difusión y revisión periódica

Un protocolo que nadie conoce no sirve. Cuando esté cerrado:

1. Fírmalo y fecha la versión, con el acta de consulta a la RLT.

2. Entrégalo a cada persona y pide acuse de recibo, o publícalo en un lugar accesible (intranet, tablón, app).

3. Incluye un resumen en la incorporación de nuevas personas.

4. Revísalo una vez al año o cuando cambie la norma. El Real Decreto sobre registro horario digital está en tramitación (consulta el BOE), y puede obligarte a adaptar el protocolo.

Conserva todas las versiones: si hay un conflicto, tendrás que demostrar qué regla estaba vigente en cada momento.

Cómo te ayuda PontoSimples a aplicar tu protocolo

PontoSimples te permite trasladar tu protocolo a la práctica: fichaje desde la app (Android e iOS) o la web, geolocalización en el momento del fichaje, supervisión de incidencias en tiempo real, bolsa de horas con saldos iniciales y vigencias, y cálculo de horas extra, plus de nocturnidad y absentismo. La auditoría de fichajes y el cierre de fichaje dan trazabilidad a cada corrección.

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