Inspección de Trabajo y control horario: qué pide el inspector y cómo prepararse

Cuando la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) revisa el control horario, pide sobre todo el registro diario de jornada de los últimos cuatro años, junto con la documentación que permita contrastarlo: contratos, nóminas, calendario laboral y, si existe, el acuerdo o protocolo sobre el registro.

En este artículo te contamos cómo suele desarrollarse la actuación, qué mira el inspector, qué errores se repiten y cómo dejar todo preparado antes de que llegue el requerimiento, para que una visita no te pille improvisando.

Cómo llega una actuación de la Inspección

La ITSS puede actuar por distintas vías: una visita al centro de trabajo sin aviso, un requerimiento de documentación para que la aportes en un plazo (por comparecencia o por medios electrónicos) o una actuación por denuncia de una persona trabajadora o de la representación legal. También hay campañas dirigidas a sectores concretos.

En cualquiera de estos casos, la obligación de la empresa es colaborar y facilitar la documentación. Negar el acceso o dificultar la actuación puede constituir por sí mismo otra infracción, de modo que mantener una actitud abierta y ordenada suele ser lo más favorable.

Qué documentos pide el inspector

Sobre control horario, lo habitual es que solicite:

- El registro diario de jornada de la plantilla o de una muestra de personas, del periodo que fije la actuación y con un máximo de cuatro años.

- El acuerdo de empresa, la parte del convenio aplicable o, si no existen, la prueba de que consultaste a la RLT.

- El calendario laboral y los cuadrantes o turnos.

- Contratos, nóminas y los resúmenes de horas extraordinarias que debes entregar a la persona trabajadora (artículo 35.5 ET).

Con todo esto, el inspector contrasta lo que dice el registro con lo que figura en nómina. Si el registro marca 42 horas semanales y la nómina refleja 40 sin horas extra, la diferencia salta a la vista.

Qué comprueba el inspector en el registro

Primero verifica que existe y que cubre a toda la plantilla, incluidos mandos intermedios. Después, que recoge la hora concreta de inicio y fin y no solo la jornada teórica. Y por último, que es fiable: los registros idénticos todos los días, firmados en bloque a fin de mes o con tachaduras suelen levantar sospechas.

También se fija en que se hayan registrado las horas extraordinarias día a día y totalizadas en el periodo de pago, y en las personas con contrato a tiempo parcial, cuyo registro debe totalizarse cada mes y entregarse con la nómina (artículo 12.4.c ET). Ese nivel de detalle diferencia a quien tiene el sistema bajo control de quien solo cumple en apariencia.

Los errores que más se repiten

Hay cuatro fallos clásicos, y todos se pueden evitar:

1. Hojas de firmas con el mismo horario todos los días y por todas las personas.

2. Registros que se rellenan a posteriori, al cierre de la semana o del mes.

3. Datos repartidos entre el correo, un Excel y el móvil del responsable, sin una fuente única.

4. Falta de un criterio de corrección de fichajes: nadie sabe quién puede cambiar una hora ni cómo se documenta.

Si quieres ver cómo gestionar las correcciones sin perder fiabilidad, lee correcciones e incidencias de fichaje.

Cómo prepararte antes de que llegue la visita

Una buena preparación se resume en cinco acciones. Primero, ten el registro accesible y exportable en minutos, no en días. Segundo, deja por escrito el protocolo de uso y la consulta a la RLT. Tercero, cierra cada mes y revisa las incoherencias antes de la nómina. Cuarto, conserva los cuatro años. Y quinto, designa una persona responsable de atender a la Inspección.

Sobre la conservación y la entrega de datos tienes más detalle en conservación de registros durante cuatro años.

El papel de la representación legal de las personas trabajadoras

La RLT puede ser la primera en alertar a la Inspección si cree que el registro no es fiable, y también tiene derecho de acceso a los registros. Por eso conviene tratarla como interlocutora desde el principio: consultarla al implantar el sistema, informarla de los cambios y responder a sus peticiones de datos con rapidez.

Una empresa que ha dejado constancia de la consulta, tiene un protocolo claro y facilita el acceso llega a una inspección con un expediente mucho más sólido. Si no hay representantes, la información a la plantilla cumple una función parecida.

Lista de comprobación antes de una posible inspección

Puedes hacer esta revisión en una tarde y repetirla cada trimestre:

1. ¿Cada persona de la plantilla tiene fichajes con hora de inicio y fin cada día trabajado?

2. ¿Los datos de los últimos cuatro años están disponibles y se pueden exportar?

3. ¿Existe un documento que explique el sistema y quién puede corregir fichajes?

4. ¿Coinciden los registros con las nóminas, las horas extra y las ausencias?

5. ¿Hay constancia de la consulta a la RLT o del acuerdo que regula el registro?

6. ¿Alguien sabe a quién llamar y qué entregar si llega un requerimiento?

Si respondes no a alguna de estas preguntas, ya sabes por dónde empezar. Una revisión periódica es más barata que corregir el problema bajo la presión de un plazo.

Qué hacer durante la visita y después

Durante la visita, identifica al inspector, pide que te indique el alcance de la actuación y entrega solo lo que se solicita. Anota qué documentos se llevan o fotografían. Si te piden información que no puedes dar al instante, pide un plazo razonable por escrito.

Si al final recibes un acta, tienes plazo para presentar alegaciones. Lo habitual es que el propio expediente valore tu actitud de colaboración y las correcciones que hayas hecho. Recuerda que las multas por infracción grave van de 751 a 7.500 euros, como detallamos en sanciones por no registrar la jornada.

Cómo te ayuda PontoSimples cuando llega la Inspección

Con PontoSimples, el registro está siempre en un solo sitio: cada fichaje se hace desde la app (Android e iOS) o la web, con su hora y su geolocalización, y puedes consultar el histórico por persona y por periodo. La auditoría de fichajes muestra quién cambió qué, y el cierre de fichaje fija los datos de cada mes para que no se modifiquen por descuido.

Así puedes responder a un requerimiento con informes claros en lugar de buscar archivos. Pruébalo 30 días gratis, sin permanencia, en pontosimples.es.