Cuatro años de conservación: qué registros guardar y cómo entregarlos a trabajadores, representantes e Inspección
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros de jornada durante cuatro años y a mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Guardarlos no basta: tienes que poder entregarlos con rapidez.
Te explicamos qué debes conservar, cómo contar los cuatro años, cómo atender cada petición de acceso y qué hacer con los datos cuando se cumple el plazo, con ejemplos concretos para que lo apliques sin dudas.
Qué dice la ley sobre la conservación
La norma es breve: la empresa conservará los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de la plantilla, de la RLT y de la ITSS. No dice dónde ni en qué soporte, pero sí que el acceso debe ser posible cuando se solicite. Es la parte final del deber que describimos en registro de jornada obligatorio.
Aunque el plazo de la ley es de cuatro años, otras normas ponen límites relacionados. Las reclamaciones de salarios prescriben al año (artículo 59 ET), pero la Inspección puede revisar un periodo más largo, y un procedimiento judicial abierto puede exigir que conserves los datos más tiempo.
Qué registros debes guardar
El núcleo es el registro diario de jornada: la hora de inicio y de fin de cada persona cada día. Pero conviene conservar también todo lo que explique esos datos, para poder defenderlos si alguien los cuestiona:
- Las correcciones de fichajes, con quién las hizo, cuándo y por qué.
- El resumen mensual de horas extraordinarias y su copia entregada (artículo 35.5 ET).
- El registro mensual de las personas con contrato a tiempo parcial, entregado con la nómina (artículo 12.4.c ET).
- El acuerdo, convenio o consulta a la RLT que regula el sistema.
Un registro sin su contexto es mucho más fácil de impugnar que uno con su trazabilidad completa.
Cómo se cuentan los cuatro años
El plazo corre desde la fecha de cada registro, no desde la baja de la persona ni desde el cierre del ejercicio. Un fichaje del 10 de octubre de 2026 debe conservarse hasta el 10 de octubre de 2030. Por eso la empresa tiene siempre una "ventana móvil" de cuatro años de datos disponibles.
Un ejemplo con una plantilla de 20 personas que ficha 220 días al año: son 4.400 días-persona anuales, y en cuatro años, 17.600 registros diarios. En papel, eso son cientos de hojas por revisar; en un sistema digital, una consulta por nombre y periodo.
Cómo entregar los registros a cada destinatario
Hay tres solicitantes y cada uno tiene un alcance distinto. La persona trabajadora puede pedir su propio registro, por ejemplo para comprobar que le han computado bien las horas. La RLT puede consultar los registros de la plantilla para ejercer su función de vigilancia. Y la ITSS puede requerirlos en una visita o en un requerimiento de documentación.
Lo importante es el tiempo de respuesta. Si para sacar un informe de un trabajador necesitas buscar tres carpetas y reconstruir un Excel, no vas a poder atender una petición con agilidad. Un sistema que exporta por persona o por periodo en un par de clics resuelve los tres casos. Para la Inspección, revisa Inspección de Trabajo y control horario.
Dónde y cómo guardar los datos con seguridad
El registro contiene datos personales, así que debe guardarse con medidas de seguridad adecuadas: acceso limitado a quien lo necesita, copias de seguridad y trazabilidad de quién consulta o modifica. La base legal del tratamiento es la obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD), y debes informar a la plantilla de la finalidad y del plazo.
Evita lo habitual en empresas pequeñas: archivos en el ordenador de una sola persona, hojas en un cajón sin llave o copias por correo electrónico. Cuando esa persona se va de vacaciones o deja la empresa, el registro deja de ser accesible, y la norma exige que lo sea.
Un plan de conservación en cuatro pasos
Para no depender de la memoria de nadie, define un procedimiento sencillo y escríbelo en tu protocolo interno:
1. Decide dónde se guardan los registros y quién tiene acceso.
2. Haz copias de seguridad periódicas y comprueba que se pueden restaurar.
3. Establece quién responde cuando llega una petición de la plantilla, la RLT o la Inspección.
4. Programa una revisión anual para eliminar o bloquear lo que supere los cuatro años.
Con estos cuatro pasos, la conservación deja de ser una tarea pendiente y pasa a ser una rutina.
Cambio de sistema o de asesoría: no pierdas los datos
Un riesgo muy habitual es perder los registros al cambiar de programa, de proveedor o de asesoría. El plazo de cuatro años no se interrumpe porque tú cambies de herramienta: los datos anteriores siguen siendo tu responsabilidad, y la Inspección no aceptará como excusa que "estaban en el sistema antiguo".
Antes de cambiar, pide una exportación completa de los registros en un formato legible y guárdala. Si trabajas con una gestoría, deja por escrito quién conserva cada cosa. Y si la empresa cierra o se transmite, acuerda con quien corresponda dónde quedarán los registros y quién responderá de ellos.
Qué hacer cuando termina el plazo
Pasados los cuatro años, ya no estás obligado a conservar el registro. Lo razonable es eliminarlo o bloquearlo de forma segura y documentar la decisión, salvo que exista una inspección, un procedimiento judicial o una reclamación en curso que lo necesite, en cuyo caso debes mantenerlo hasta su resolución.
Define un calendario: revisar una vez al año qué datos han superado el plazo y aplicar el mismo procedimiento. Así evitas acumular información personal sin base legal, que es en sí misma un riesgo desde el punto de vista de la protección de datos. Si quieres profundizar, mira registro de jornada y protección de datos.
Cómo te ayuda PontoSimples a conservar y entregar los registros
En PontoSimples los fichajes se guardan en la nube, con su hora y geolocalización, y puedes consultar el histórico por persona y por periodo desde el panel o con informes. La auditoría de fichajes conserva el rastro de cada corrección y el cierre de fichaje consolida cada mes, de modo que los datos que entregues sean los mismos que existían en su momento.
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