¿Cuánto cuesta un sistema de control horario? App o terminal de fichaje
El coste de un sistema de control horario no es solo la cuota que ves en el presupuesto: depende del modelo (app en la nube o terminal físico), del número de personas, de la instalación, del mantenimiento y del tiempo que tu equipo dedica a gestionar el registro. Comparar solo precios de lista lleva a decisiones equivocadas.
En este artículo no damos precios de ningún proveedor, porque cambian y dependen de cada oferta. Te damos algo más útil: las partidas que debes pedir en cualquier presupuesto, una fórmula para calcular el coste total por persona y mes, ejemplos en euros con hipótesis claras y el coste de no tenerlo.
Los dos modelos: app y terminal
Hay dos grandes familias. La app de fichaje en la nube funciona en el móvil y en la web de cada persona, y el proveedor aloja los datos. El terminal de fichaje es un dispositivo físico en el centro (con tarjeta, código u otros métodos) que se conecta a un software.
La diferencia práctica es que la app no exige comprar ni instalar equipos y sirve igual para teletrabajo, equipos externos y varios centros, mientras que el terminal solo registra a quien pasa por él. El terminal puede tener sentido en un único centro con acceso controlado. Revisa también las implicaciones de privacidad de los métodos biométricos en el artículo sobre fichaje por huella o reconocimiento facial.
Las partidas de coste que debes pedir
Pide siempre un presupuesto desglosado. Estas son las partidas habituales:
- Licencia o cuota: normalmente por persona y mes, o por tramos de plantilla.
- Hardware: terminales, soportes, cableado, en su caso.
- Alta e implantación: configuración, importación de usuarios, formación.
- Mantenimiento y soporte: qué incluye y qué se factura aparte.
- Integraciones: exportación a nómina u otros programas, si cuestan algo.
- Permanencia y condiciones de baja: qué pasa si quieres cambiar.
Con estas partidas ya puedes comparar ofertas de modelos distintos sobre una misma base, que es el coste a tres o cuatro años.
La fórmula del coste total por persona
Para comparar, calcula el coste total de propiedad a un horizonte de cuatro años, que coincide con el periodo de conservación del registro. La fórmula es: (pago inicial + cuotas mensuales x 48 + mantenimiento + horas internas valoradas) dividido entre el número de personas y entre 48 meses.
Ejemplo con cifras hipotéticas, no de ningún proveedor. Una empresa de 20 personas valora un terminal: 600 € de equipo e instalación, más 30 € al mes de software y soporte. Cálculo: 600 + 30 x 48 = 600 + 1.440 = 2.040 €. Por persona y mes: 2.040 / 20 / 48 = 2,13 €. Ahora una app con una cuota hipotética de 3 € por persona y mes, sin equipo: 3 x 20 x 48 = 2.880 € en cuatro años, es decir, 3 € por persona y mes. En esta hipótesis el terminal sale más barato, pero solo registra a quien está en el centro, y habría que sumar el coste de otro método para la gente que trabaja fuera.
La conclusión del ejemplo no es que uno sea mejor, sino que el precio por persona no basta: hay que fijar qué plantilla cubre cada opción.
El coste oculto: el tiempo de gestión
La partida más infravalorada es el tiempo que dedica tu equipo a recoger, revisar y corregir fichajes. Con hojas de firmas o Excel, esa tarea es manual; con un sistema, se reduce a revisar excepciones.
Ejemplo: una persona de administración dedica 6 horas al mes a recopilar hojas y calcular horas de 20 personas. Con un coste interno hipotético de 18 € por hora, son 6 x 18 = 108 € al mes, o 108 x 12 = 1.296 € al año. Si un sistema reduce ese trabajo a 1 hora al mes, el ahorro es de 5 x 18 = 90 € al mes, 1.080 € al año. Es una estimación con datos hipotéticos: sustitúyelos por los tuyos.
Si sigues con hoja o Excel, revisa los límites de ese método en hoja de firmas y Excel.
El coste de no registrar
No registrar la jornada o incumplir el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS). La multa del artículo 40.1.b va de 751 a 1.500 € en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 € en grado medio y de 3.751 a 7.500 € en grado máximo.
A eso se suma el riesgo en un conflicto individual: si una persona reclama horas extra y la empresa no tiene registro, la falta del registro juega en su contra por facilidad probatoria (artículo 217.6 de la Ley de Enjuiciamiento Civil). Y las reclamaciones salariales prescriben al año (artículo 59 del ET), de modo que el riesgo no es solo de un día. Más en sanciones por no registrar la jornada.
Cuánto cuestan las horas extra no controladas
Un sistema también se paga con lo que ahorra. Supón una plantilla de 20 personas en la que cada una acumula, sin registrar, 2 horas extra a la semana. Con una hora ordinaria de 14 € hipotética, son 2 x 14 = 28 € por persona y semana, y 28 x 20 = 560 € a la semana, unos 2.400 € al mes. No son un coste extra si se pagan o compensan bien, pero sin registro no sabes cuánto debes ni cuánto reclamarán.
El registro permite decidir: reorganizar turnos, contratar más horas o compensar con descanso. Consulta cómo calcular la hora ordinaria y la hora extra para hacer el cálculo con tus datos.
Cómo comparar presupuestos sin errores
Antes de decidir, haz tres comprobaciones. Primero, que ambos presupuestos cubran la misma plantilla y los mismos usos (oficina, teletrabajo, externos). Segundo, que incluyan lo mismo en soporte, integraciones e informes. Tercero, que las condiciones de baja y la devolución de los datos al terminar queden por escrito.
Con el futuro Real Decreto sobre registro horario digital en tramitación (consulta el BOE), conviene pedir también que el proveedor se comprometa a adaptar el sistema a lo que finalmente se publique. Y lleva una lista de requisitos: tienes una en el artículo checklist para elegir un sistema de registro de jornada.
Cómo te ayuda PontoSimples a controlar el coste del control horario
Con PontoSimples el fichaje se hace desde la app (Android e iOS) o la web, con geolocalización en el momento del fichaje, sin equipos que comprar. Supervisas las incidencias en tiempo real, tienes paneles, estadísticas e informes, y el sistema calcula horas extra, plus de nocturnidad y absentismo, con control de vacaciones y ausencias. Menos horas de gestión manual significan menos coste oculto.
Para saber qué tarifa se ajusta a tu plantilla, pide información al Equipo de Éxito del Cliente y prueba el sistema 30 días gratis y sin permanencia en pontosimples.es.
