Retrasos y ausencias injustificadas: qué puede descontar la empresa y cómo documentarlo

Cuando una persona llega tarde o falta sin justificar, la empresa puede descontar el salario del tiempo no trabajado y, si el hecho es reiterado, sancionarlo según la graduación del convenio colectivo. Lo que no puede hacer es imponer multas de sueldo ni reducir las vacaciones como castigo.

Te explicamos la diferencia entre descontar y sancionar, qué dice el Estatuto de los Trabajadores sobre las faltas de puntualidad y asistencia, cuándo caducan las sanciones y, sobre todo, cómo documentar cada caso para que, si hay una reclamación, el registro de jornada sea la prueba que te respalda.

Descontar el tiempo no trabajado no es una sanción

Es la primera idea que conviene tener clara. El salario retribuye el trabajo efectivo: si una persona no trabaja una parte de su jornada por un retraso o una falta no justificada, la empresa no está obligada a pagar ese tiempo. Descontarlo no es una sanción disciplinaria, es no abonar lo que no se ha prestado.

Ejemplo con números: una persona cobra 1.800 € brutos al mes y su jornada diaria es de 8 horas. Con el criterio de dividir entre 30 días, el día vale 1.800 / 30 = 60 €, y la hora, 60 / 8 = 7,50 €. Si llega 2 horas tarde, el descuento es 2 × 7,50 € = 15 €. Si falta un día completo, el descuento es de 60 €.

El criterio de cálculo (días naturales, laborables, horas) debe seguir lo que fije el convenio o la práctica de la empresa, aplicado igual a todo el mundo. Consulta con tu asesoría o gestoría para fijar el divisor correcto.

Cuándo puede sancionar la empresa

Además del descuento, la conducta puede ser una falta laboral. El artículo 58 del Estatuto permite sancionar los incumplimientos laborales según la graduación de faltas y sanciones que establezca el convenio colectivo: leves, graves y muy graves.

El artículo 54.2.a considera causa de despido disciplinario las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad al trabajo. La palabra clave es "repetidas": un retraso aislado no es causa de despido, y los tribunales valoran la reiteración, la gravedad y si hubo advertencias previas.

Por eso conviene que el convenio, o el reglamento interno, fije umbrales claros. Cada convenio define qué retrasos son faltas leves y cuándo la acumulación o la ausencia sin justificar pasa a falta grave. Revisa los tuyos para no aplicar una sanción desproporcionada.

Lo que la empresa no puede hacer

El artículo 58.3 del Estatuto prohíbe expresamente algunas sanciones:

- Multas de haber: no se puede sancionar con una multa que reduzca el salario como castigo.

- Reducir la duración de las vacaciones u otro derecho de descanso de la persona trabajadora.

- Sanciones no previstas en el convenio: las faltas y sanciones deben ajustarse a la graduación pactada.

Tampoco es válido descontar un importe superior al tiempo no trabajado, redondear siempre a favor de la empresa o aplicar descuentos distintos a personas en la misma situación. La diferencia entre descuento y multa es que el descuento es proporcional al tiempo que no se ha trabajado.

Ausencia justificada o injustificada

No toda ausencia es una falta. Se consideran justificadas, entre otras, las cubiertas por permisos retribuidos del artículo 37.3, la baja médica acreditada con parte, el ejercicio de funciones sindicales o la fuerza mayor familiar. Esas ausencias no se pueden sancionar, y las retribuidas tampoco se descuentan.

Una ausencia es injustificada cuando la persona no comparece ni avisa ni presenta documento que acredite la causa. Conviene dar siempre la oportunidad de justificar a posteriori: un justificante médico entregado dos días después convierte una falta en una ausencia justificada.

Para evitar discusiones, pide en el protocolo interno que los avisos de ausencia se comuniquen por un canal que deje constancia (la aplicación, un correo) antes de la hora de entrada. Lo conectamos con los permisos retribuidos del artículo 37.3.

Plazos: cuándo caducan las sanciones

El artículo 60.2 del Estatuto limita el tiempo para sancionar. Las faltas prescriben a los 10 días las leves, a los 20 días las graves y a los 60 días las muy graves, contados desde la fecha en que la empresa tuvo conocimiento de su comisión, y en todo caso a los seis meses de haberse cometido.

Esto significa que si detectas retrasos repetidos en enero y esperas a abril para actuar, es posible que ya no puedas sancionarlos. Revisa el registro de forma periódica y deja constancia de la fecha en que tuviste conocimiento de cada falta.

Por el lado de la persona trabajadora, el plazo para impugnar una sanción es de 20 días hábiles. Además, las reclamaciones de cantidades de salario prescriben al año (artículo 59), de modo que el descuento que apliques debe poder justificarse durante ese tiempo.

Cómo documentar cada caso con el registro de jornada

El registro de jornada del artículo 34.9 es la mejor prueba: la hora real de entrada frente al horario teórico. Sin él, la discusión se reduce a la palabra de uno frente a la del otro. Con él, la empresa muestra la hora fichada y la persona puede consultarla.

Un procedimiento sencillo para cada incidencia:

1. Comparar el fichaje real con el horario previsto y registrar la diferencia en minutos.

2. Pedir a la persona una explicación y, si la hay, el justificante correspondiente.

3. Decidir si procede descuento, sanción o ninguna medida, con el criterio del convenio.

4. Comunicar la decisión por escrito y guardar el expediente junto al registro durante cuatro años.

Recuerda que las correcciones de fichaje deben tener trazabilidad, para que el registro conserve su fiabilidad. Lo detallamos en correcciones e incidencias de fichaje.

Buenas prácticas para prevenir retrasos

Antes de sancionar, conviene prevenir. Los retrasos se reducen cuando las reglas son claras y conocidas: hora de entrada, margen de cortesía si el convenio lo prevé y forma de avisar. Una reunión de arranque en la que se explica el protocolo evita muchos conflictos.

También ayuda mirar los datos con perspectiva: si los retrasos se concentran en un turno, en un centro o en un día concreto, el problema puede ser organizativo (transporte, cambios de turno) y no personal. Un informe mensual por persona y turno te lo muestra en segundos.

Por último, aplica el mismo criterio a todos, deja constancia de los avisos previos y habla con la representación legal de las personas trabajadoras (RLT) si el protocolo cambia. Esa coherencia es lo que sostiene cualquier medida ante un juzgado de lo social.

Cómo te ayuda PontoSimples a documentar retrasos y ausencias

PontoSimples registra la hora real de entrada y de salida desde la app móvil (Android e iOS) o la web, con geolocalización en el momento del fichaje. El responsable ve las incidencias en tiempo real y la auditoría de fichajes deja trazabilidad de cada corrección, lo que da fiabilidad al registro cuando hay que justificar un descuento.

Con los paneles, estadísticas e informes de absentismo, ves qué personas, turnos o centros acumulan retrasos; el control de vacaciones y ausencias separa lo justificado de lo que no lo es; y el cierre de fichaje deja cada mes cerrado y listo para la nómina. El Equipo de Éxito del Cliente te ayuda a configurarlo. Pruébalo gratis durante 30 días y sin permanencia en pontosimples.es.