Fraudes en el fichaje: tipos más comunes y cómo evitarlos
Los fraudes en el fichaje más comunes son fichar por otro compañero, fichar sin estar en el puesto, ajustar horas a posteriori y registrar jornadas infladas. Se evitan con un registro personal, con geolocalización en el momento del fichaje, con auditoría de cambios y con una norma clara que explique qué pasa si se incumple.
Hablar de fraude incomoda, porque la mayoría de la plantilla ficha con honestidad. Pero un solo caso mal gestionado puede afectar a la confianza de todo el equipo y a la validez del registro. En este artículo repasamos los tipos de fraude, cómo detectarlos sin convertir la empresa en un lugar de sospecha y qué hacer cuando ocurre.
Por qué importa: el registro tiene que ser fiable
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario con la hora concreta de inicio y fin de la jornada. Un registro que no refleja la realidad no cumple la obligación, aunque exista. Y si hay un conflicto, un registro que se ha demostrado manipulado pierde su valor y deja a la empresa sin defensa, además de abrir la puerta a sanciones: la falta de registro o su incumplimiento es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 €.
El fraude, además, perjudica a quien cumple. Si una persona ficha por otra, la empresa paga horas no trabajadas y el equipo carga con el trabajo. Detectarlo y prevenirlo protege a la plantilla honesta.
Los fraudes más habituales
Estos son los tipos que se repiten en las empresas con cualquier sistema de registro:
1. Fichar por otro compañero. Una persona ficha la entrada de quien llega tarde, sobre todo en sistemas con tarjeta, PIN compartido o terminal en la puerta.
2. Fichar y no estar. Se registra la entrada y la persona se ausenta, o se ficha la salida y se sigue trabajando, o al revés.
3. Fichar desde un lugar que no corresponde. En trabajo remoto o móvil, se ficha desde casa cuando la jornada debía hacerse en un cliente o en el centro.
4. Modificar horas después. Se pide una corrección a final de mes para tapar un retraso o para añadir horas extra que nunca se hicieron.
5. Compartir credenciales. Un usuario y una contraseña que conocen varias personas hacen imposible saber quién ficha.
6. Inflar horas extra. Se alarga artificialmente la jornada para cobrar más, o se anotan horas extra sin autorización.
Ojo con el error contrario: el responsable también puede cometer irregularidades, por ejemplo pedir que no se registren las horas extra para no pagarlas. Eso es tan grave como el fraude del trabajador y suele salir más caro a la empresa.
Cómo detectarlos sin vigilar a todo el mundo
La detección no necesita espionaje, sino datos coherentes. Algunas señales útiles:
- Patrones idénticos: la misma hora exacta de entrada todos los días durante semanas, o fichajes de varias personas con segundos de diferencia.
- Ubicaciones incoherentes: fichajes fuera del centro o del cliente asignado.
- Correcciones concentradas: muchas modificaciones a final de mes o siempre de la misma persona.
- Horas extra sin autorización o que se repiten sin causa en el trabajo.
- Contradicciones con otros datos: tareas entregadas a deshoras, turnos publicados, visitas a clientes.
Un sistema con supervisión de incidencias en tiempo real facilita esta revisión, porque los casos dudosos aparecen marcados y se revisan en el día, no al cerrar el mes. Sobre cómo tratar esas correcciones, consulta correcciones e incidencias de fichaje.
Medidas para prevenirlos
Prevenir es más barato que investigar. Las medidas que mejor funcionan:
- Registro personal e intransferible: cada persona ficha con su propio usuario, desde su móvil o su sesión, no con una tarjeta o un PIN genérico.
- Geolocalización en el momento del fichaje, informada previamente y con proporcionalidad. Los límites los vemos en geolocalización de la plantilla.
- Auditoría de cambios: toda corrección queda registrada con quién la hizo, cuándo y por qué.
- Cierre de fichaje: una vez cerrado el mes, no se modifica sin un procedimiento expreso.
- Normas claras y por escrito: qué se considera fichaje válido, qué pasa si se olvida fichar y qué consecuencias tiene manipularlo.
La biometría suele aparecer como solución al fraude, pero la Guía de la AEPD de noviembre de 2023 no la considera necesaria con carácter general, exige justificar necesidad y proporcionalidad y hacer una evaluación de impacto, y hay sanciones a empresas por fichar con huella. Hay alternativas menos intrusivas, como puedes leer en fichaje por huella o reconocimiento facial.
Un ejemplo: fichar por un compañero en una nave con 15 personas
En una nave industrial con 15 personas y un terminal con tarjeta, un responsable detecta que la entrada de dos operarios se registra siempre a las 8:00 en punto, aunque uno de ellos llega habitualmente a las 8:20. El caso es real en su estructura y muy común.
La cuenta del coste: 20 minutos de retraso al día, durante unos 220 días laborables al año, son 4.400 minutos, es decir, unas 73 horas. Con un coste de 15 € por hora, la empresa paga 1.100 € al año por una sola persona, sin contar el efecto sobre el equipo. Ejemplo ilustrativo, con cifras supuestas.
La respuesta recomendable es proporcionada: hablar primero con las personas implicadas, cambiar a un fichaje personal desde el móvil, recordar la norma por escrito y reservar la medida disciplinaria para la reincidencia, siempre según el convenio y con asesoramiento laboral. Antes de sancionar, documenta lo ocurrido.
Qué hacer si descubres un fraude
Hay un orden que protege a la empresa:
1. Reúne las pruebas del sistema (fichajes, ubicaciones, historial de cambios) sin alterarlas.
2. Escucha a la persona antes de decidir nada. A veces hay una explicación, como un problema técnico.
3. Consulta tu convenio colectivo, que fija el régimen de faltas y sanciones.
4. Aplica la medida proporcionada y comunícala por escrito.
5. Corrige el fallo del sistema que lo permitió, para que no se repita.
Evita las acusaciones públicas y los descuentos de salario sin un procedimiento, porque pueden volverse en tu contra. Y recuerda que el trato debe ser igual para todos.
Cómo te ayuda PontoSimples a evitar fraudes sin vigilar a nadie
PontoSimples permite fichar desde la app (Android e iOS) o la web con usuario personal y con geolocalización en el momento del fichaje. La supervisión de incidencias en tiempo real, la auditoría de fichajes y el cierre de fichaje hacen visibles las correcciones y bloquean cambios posteriores sin control. Los informes te muestran patrones y horas extra por persona.
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