Geolocalización de la plantilla: el artículo 90 de la LOPDGDD y los límites del control empresarial

La empresa puede usar sistemas de geolocalización para controlar a su plantilla, pero solo si informa previamente de forma expresa, clara e inequívoca (art. 90 de la LOPDGDD), si el control es proporcionado a la finalidad y si no invade la vida privada. En el registro de jornada, lo prudente es geolocalizar solo el momento del fichaje, nunca de forma continua.

La geolocalización es útil para saber desde dónde ficha quien trabaja fuera del centro, y a la vez es una de las herramientas que más conflictos genera. En este artículo explicamos qué dice la norma, qué finalidades son legítimas, qué límites debes respetar y cómo aplicarlo con un caso práctico.

Qué dice el artículo 90 de la LOPDGDD

El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 reconoce a la empresa la posibilidad de tratar los datos obtenidos por sistemas de geolocalización para ejercer sus funciones de control, dentro del marco del Estatuto de los Trabajadores y con los límites legales. La condición esencial es la información previa: las personas trabajadoras y, en su caso, sus representantes deben conocer de forma expresa, clara e inequívoca que el sistema existe y cuáles son sus características.

Además, la empresa debe informar sobre los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión. No sirve una cláusula escondida en un contrato ni un aviso genérico de la app. Debe ser una información específica, entregada antes de activar la función.

Esta norma se suma al RGPD y a los principios que rigen cualquier tratamiento: licitud, finalidad concreta, minimización y proporcionalidad.

Finalidades legítimas y finalidades dudosas

No toda geolocalización persigue lo mismo, y la finalidad determina si es defendible. Pueden ser legítimas:

- Verificar el fichaje de quien trabaja fuera del centro (comerciales, técnicos, equipos de limpieza o de obra), para comprobar que el registro de jornada corresponde con la realidad.

- Coordinar servicios, por ejemplo asignar al técnico más cercano a una avería.

- Proteger bienes y vehículos de la empresa, con información clara sobre cuándo y cómo.

- Garantizar la seguridad de personas que trabajan solas o en entornos de riesgo.

Son mucho más dudosas la vigilancia permanente de toda la plantilla, el seguimiento fuera del horario de trabajo y el uso de los datos para fines disciplinarios sin relación con la finalidad informada. Una empresa que informó de que geolocaliza para verificar el fichaje no puede usar después esos datos para controlar cuántas veces va al baño una persona o dónde pasa su pausa.

Proporcionalidad: la clave del control

La proporcionalidad es lo que decide un conflicto. Los tribunales y la AEPD valoran si la medida es idónea para la finalidad, necesaria (no hay otra menos invasiva) y equilibrada (no sacrifica en exceso la intimidad). Aplicado al fichaje, la conclusión es clara: si lo que necesitas es saber desde dónde se ficha, basta con capturar la ubicación en el instante del fichaje. Seguir al trabajador durante toda la jornada rara vez supera el juicio de necesidad.

Hay espacios y momentos que quedan fuera de cualquier control: el domicilio de la persona, su ubicación fuera de la jornada, los descansos que el trabajador usa libremente y, en general, cualquier momento en que no esté a disposición de la empresa. Los dispositivos particulares merecen especial cuidado. Si la persona usa su móvil personal, el control no puede alcanzar sus datos privados ni funcionar cuando ha terminado de trabajar.

Información, RLT y documentación

Antes de activar la geolocalización conviene seguir un orden:

1. Definir la finalidad concreta (por ejemplo, verificar el lugar del fichaje).

2. Consultar a la RLT. En el registro de jornada, la consulta ya es obligatoria cuando no hay convenio o acuerdo que regule la organización del registro.

3. Redactar una información específica para la plantilla y entregarla antes de empezar.

4. Anotar el tratamiento en el registro de actividades de tratamiento.

5. Valorar si procede una evaluación de impacto, sobre todo si el seguimiento es continuo o afecta a muchas personas.

Todo esto encaja en el protocolo interno de registro de jornada. Si quieres un modelo de qué incluir, consulta protocolo interno de registro de jornada. Y si te preocupa el marco general del RGPD, lo desarrollamos en registro de jornada y protección de datos.

Un caso práctico: empresa de limpieza con 30 personas

Una empresa de limpieza tiene 30 personas en 12 centros de clientes. Antes fichaban en una hoja que firmaban al final de la semana, y la empresa no podía demostrar que alguien estuviera en el centro correcto. La dirección decide registrar con una app que captura la ubicación al fichar.

La solución proporcionada es esta: la app geolocaliza solo en el momento de fichar la entrada y la salida, la empresa informa por escrito antes del primer día y consulta a la RLT. Si alguien ficha a 15 kilómetros del centro, el sistema lo marca como incidencia para que su responsable lo revise, sin sanción automática. Alguien podría estar fichando desde el aparcamiento de otro cliente por un cambio de servicio, y la empresa pregunta antes de concluir nada.

Lo que esa empresa no hace es seguir los movimientos de las 30 personas durante toda la jornada. No lo necesita para cumplir el artículo 34.9 y le complicaría la justificación. Para equipos que trabajan en varios sitios, revisa también equipos externos y trabajadores móviles.

Errores que convierten un control legítimo en una sanción

- Activar la función sin informar o con información genérica.

- Mantener la localización encendida fuera del horario laboral.

- Usar los datos de ubicación para fines distintos de los informados.

- Dar acceso a los datos de ubicación a mandos que no los necesitan.

- Conservar los datos de ubicación más tiempo del necesario. Los del registro de jornada se guardan cuatro años, pero conviene valorar si todo el detalle de ubicación necesita el mismo plazo.

La AEPD ha sancionado a empresas por controles excesivos, y los tribunales laborales han declarado nulas pruebas obtenidas mediante geolocalización sin información previa. Informar bien es lo que le da valor al dato.

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