Baja médica (IT), permisos de nacimiento y cuidado: cómo registrar ausencias sin errores en nómina

La baja médica (incapacidad temporal, IT) y el permiso de nacimiento y cuidado de menor suspenden la obligación de trabajar, pero se tratan de forma muy distinta en el registro y en la nómina. En 2026 el permiso de nacimiento dura 19 semanas por cada progenitor en familias biparentales y 32 semanas en familias monoparentales.

Te explicamos las diferencias entre una baja médica y un permiso de nacimiento, cómo se reparten las semanas, qué debe anotar la empresa y cómo evitar los errores que más se repiten en nómina: huecos en el fichaje, vacaciones mal calculadas y bajas que se confunden con ausencias.

Baja médica (IT): qué es y qué debe hacer la empresa

La incapacidad temporal (IT) es la situación en la que una persona no puede trabajar por enfermedad común, accidente no laboral, accidente de trabajo o enfermedad profesional, y recibe asistencia sanitaria. La acredita un parte de baja emitido por el servicio público de salud o la mutua colaboradora.

La empresa tiene que comunicar la baja a la Seguridad Social y reflejarla en el registro como una ausencia por IT, con fecha de inicio y, cuando llega el parte de alta, fecha de fin. Durante la baja no hay obligación de fichar y no se pueden exigir horas.

El contrato queda suspendido con reserva del puesto. La prestación económica la determina la normativa de Seguridad Social y el convenio puede mejorar el complemento: consulta con tu asesoría las cuantías que corresponden en tu caso antes de calcular la nómina.

Permiso de nacimiento y cuidado de menor: 19 semanas

Desde la reforma del Real Decreto-ley 9/2025, el permiso de nacimiento y cuidado de menor es de 19 semanas para cada progenitor en familias biparentales y de 32 semanas para la única persona progenitora en familias monoparentales. Antes eran 16 semanas. La prestación equivale al 100 % de la base reguladora y la abona la Seguridad Social.

Las 6 primeras semanas son obligatorias, ininterrumpidas y a jornada completa, y se disfrutan inmediatamente después del nacimiento, la adopción o el acogimiento. Las siguientes 11 semanas (22 en familias monoparentales) pueden tomarse de forma flexible, a jornada completa o parcial, hasta que el menor cumpla 12 meses.

Los periodos adicionales de 2 semanas (4 en familias monoparentales) se pueden disfrutar hasta que el menor cumpla 8 años. Para nacimientos entre el 2 de agosto de 2024 y el 30 de julio de 2025 se reconoció además el derecho a solicitarlas desde el 1 de enero de 2026. Confirma tu caso concreto en la Seguridad Social.

Cómo se reparten las semanas: ejemplo con fechas

Una pareja tiene un hijo el 1 de marzo de 2026. Cada progenitor tiene derecho a 19 semanas. Primero, ambos toman las 6 semanas obligatorias desde el nacimiento, hasta el 11 de abril. Después quedan 11 semanas flexibles hasta que el niño cumpla un año, es decir, hasta el 1 de marzo de 2027.

La persona A decide tomar las 11 semanas seguidas, del 12 de abril al 27 de junio. La persona B las reparte: 4 semanas en septiembre y 7 semanas a jornada parcial durante el otoño. Es posible si la empresa acepta el disfrute flexible y se comunica con la antelación que fije el convenio o, a falta de regla, con un preaviso razonable.

Cada tramo debe quedar registrado con fecha de inicio y fin y tipo (obligatorio, flexible, adicional). Así sabes cuántas semanas quedan por usar y evitas ofrecer un permiso que ya está agotado.

Qué cambia en el registro y en la nómina

Tanto la IT como el permiso de nacimiento suspenden el contrato, pero tienen reflejos distintos. Estas son las diferencias prácticas:

- IT: ausencia de duración incierta; se cierra al recibir el parte de alta; puede tener complemento de empresa según convenio.

- Nacimiento y cuidado: duración conocida, con tramos obligatorios y flexibles; prestación del 100 % a cargo de la Seguridad Social.

- Fichaje: en ambos casos, no hay obligación de fichar durante la suspensión; el sistema debe marcar la ausencia como justificada para no generar "faltas".

- Vacaciones: si coinciden con la IT por embarazo o parto o con el permiso de nacimiento, se disfrutan en otra fecha. Lo vemos en vacaciones de 30 días naturales.

La clave es que la ausencia tenga un tipo claro. Si todo se anota como "ausencia" genérica, el cierre mensual no distingue entre una baja, un permiso y una falta, y la nómina se calcula mal.

Reincorporación y jornada tras el permiso

Al terminar el permiso, la persona tiene derecho a reincorporarse a su puesto en condiciones no menos favorables y a beneficiarse de cualquier mejora en las condiciones de trabajo que hubiera podido disfrutar durante su ausencia.

Tras el nacimiento, muchas personas solicitan una reducción de jornada por guarda legal o el permiso de lactancia. Son derechos independientes del permiso de nacimiento y se registran por separado, con su propia fecha de inicio y de fin. Los explicamos en reducción de jornada por guarda legal y lactancia.

Conviene tener todo en un único calendario por persona. Así, en el momento de reincorporar a alguien, sabes qué jornada tiene, si ha pedido adaptaciones y si le quedan semanas adicionales por disfrutar hasta que el menor cumpla 8 años.

Errores habituales al registrar bajas y permisos

Los fallos más comunes y su remedio:

- Confundir la baja con una falta injustificada: si no hay parte de baja o permiso registrado, el sistema genera una ausencia sin justificar.

- No cerrar la IT a tiempo: cuando llega el parte de alta y no se anota, la persona sigue "de baja" en el sistema.

- Aplicar 16 semanas a un nacimiento de 2026: la duración vigente es de 19 (32 en monoparentales).

- Perder las semanas adicionales: si no se registran, nadie sabe que quedan por disfrutar.

Antes de cerrar la nómina, revisa las ausencias del mes con un informe filtrado por tipo y compara con los partes recibidos. Es una revisión de diez minutos que ahorra reclamaciones. Para los datos de salud, aplica además la normativa de protección de datos: solo el personal de RR. HH. debe ver el motivo de la baja.

Cómo comunicar la ausencia al resto del equipo

Que alguien esté de baja o de permiso no implica que el resto de la plantilla deba conocer el motivo. Basta con informar de que no estará disponible durante un periodo. La causa médica es un dato especialmente protegido y su acceso debe limitarse a quien lo necesite para gestionar la nómina.

En la práctica, lo recomendable es que el sistema muestre al equipo solo "ausente" y reserve el detalle al área de personal. Así la planificación de turnos y de sustituciones funciona sin exponer información sensible. Si quieres medir el impacto de las bajas, consulta absentismo laboral: cómo medirlo y reducirlo.

Cómo te ayuda PontoSimples a registrar bajas y permisos

PontoSimples reúne el fichaje, el control de vacaciones y ausencias y el cálculo de horas en un único sistema. Anotas cada baja o permiso con sus fechas, y el cierre mensual muestra la ausencia como justificada, sin huecos ni faltas por error. La plantilla ficha desde la app móvil o la web y el responsable ve las incidencias en tiempo real.

Los paneles, estadísticas e informes de absentismo te dan una visión por persona, centro y periodo, y la auditoría de fichajes deja trazabilidad de cada cambio. Nuestro Equipo de Éxito del Cliente te ayuda a configurar los tipos de ausencia. Pruébalo gratis durante 30 días y sin permanencia en pontosimples.es.