Checklist: qué exigir a un sistema de registro de jornada (y qué pedirá el futuro Real Decreto)
Un buen sistema de registro de jornada debe cumplir el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) hoy y estar preparado para lo que pida el futuro Real Decreto sobre registro horario digital. Esta checklist te ayuda a comprobar, punto por punto, qué exigir a un proveedor antes de contratar, agrupado en requisitos legales, técnicos, de privacidad y de gestión.
El Real Decreto está en tramitación; consulta el BOE. El borrador apunta a un registro digital, personal, inalterable y con acceso remoto e inmediato. Como aún no consta publicado a fecha de octubre de 2026, usa lo que sigue como criterio de prudencia, no como obligación ya vigente.
Requisitos legales mínimos hoy
El artículo 34.9 del ET exige el registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y fin de cada persona trabajadora, en toda empresa con plantilla, incluidos los mandos intermedios y excluida la alta dirección. Debe conservarse cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, de la RLT y de la ITSS.
Marca estos puntos en el sistema que valores:
- Registra hora de inicio y de fin de cada día y por persona.
- Permite pausas y distingue tiempo efectivo.
- Guarda los datos al menos cuatro años.
- Permite consultar y exportar a la persona, a la RLT y a la ITSS.
Repasa el marco en registro de jornada obligatorio: artículo 34.9.
Lo que apunta el futuro Real Decreto
El borrador prevé un registro digital, personal, inalterable, con acceso remoto e inmediato para la persona trabajadora, la RLT y la ITSS. La entrada en vigor sería a los 20 días de su publicación, con un posible plazo de adaptación para pymes que sigue en discusión. El Consejo de Estado emitió dictamen en marzo de 2026 con objeciones, y en julio de 2026 el Ministerio de Trabajo lo estaba ajustando.
No hay certeza sobre el texto final, así que pide al proveedor que explique cómo garantiza esas cuatro propiedades y se comprometa por escrito a adaptar el sistema si cambian los requisitos. Más información en registro horario digital y Real Decreto.
Integridad: que nadie pueda manipular el registro
Un registro que se puede editar sin dejar rastro no sirve como prueba. Exige auditoría de fichajes: cada modificación debe guardar quién la hizo, cuándo, qué valor había antes y el motivo. Pide también un cierre de fichaje que bloquee un periodo una vez validado y que solo se pueda reabrir con permisos y constancia.
Pregunta cómo se evita el fichaje por otra persona y qué controles hay. Si te ofrecen biometría, ten en cuenta que la Guía de la AEPD de noviembre de 2023 no la considera necesaria con carácter general y exige justificar necesidad y proporcionalidad y hacer evaluación de impacto. Encontrarás casos en fraudes en el fichaje.
Acceso e informes
El acceso debe ser fácil para quien tiene derecho: la propia persona consulta su registro, la RLT el de la plantilla en el marco de sus competencias, y la ITSS lo que requiera. Pide ver cómo se ofrece cada acceso y con qué permisos.
En informes, comprueba que puedas sacar por persona, centro y periodo: horas trabajadas, horas extra, saldos, ausencias y fichajes corregidos. Tiene que permitir entregar copia del resumen de horas extra a la persona (artículo 35.5 del ET) y, en tiempo parcial, el registro totalizado mensualmente con copia junto a la nómina (artículo 12.4.c).
Privacidad y protección de datos
La base del registro es la obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD). Pide al proveedor el contrato de encargado del tratamiento, información sobre dónde se alojan los datos, medidas de seguridad y plazos de conservación. Si usa geolocalización, recuerda que hay que informar previamente de forma expresa, clara e inequívoca (artículo 90 de la LOPDGDD).
Comprueba que la ubicación se recoja solo en el momento del fichaje y que no haya rastreo continuo salvo justificación específica. Más en registro de jornada y protección de datos.
Gestión: lo que te ahorra trabajo
Más allá de lo legal, la herramienta debe aligerar la gestión. Comprueba si hay cálculo de horas extra, plus de nocturnidad y absentismo, bolsa de horas con saldos iniciales y vigencias, control de vacaciones y ausencias, y avisos de incidencias en tiempo real.
Pide también cómo se corrigen los olvidos y quién valida, y revisa el flujo de cierre mensual. Una buena prueba es simular un mes completo con tu plantilla real durante el periodo de prueba. Apóyate en correcciones e incidencias de fichaje.
Integración con nómina y exportación
Muchas empresas necesitan llevar las horas a su programa de nómina (A3, Sage, Cegid, Zucchetti u otros). No des por hecho que cualquier herramienta se integra con el tuyo: pregunta qué formato de exportación entrega y haz una prueba con datos reales antes de contratar.
Pregunta también por la exportación de los datos completos al terminar el contrato, porque la obligación de conservar cuatro años es tuya y no del proveedor. Y valora cómo encaja con tu asesoría laboral: integración del fichaje con la nómina explica qué datos necesita.
Apunta también quién será tu interlocutor tras la contratación y cómo se gestionan los cambios de plantilla. Un sistema que obliga a avisar al proveedor para cada alta o baja pierde agilidad, y una herramienta que deja a cada empresa administrar sus usuarios con roles claros resulta más cómoda y más segura.
Condiciones comerciales y soporte
Por último, lo contractual. Revisa permanencia, condiciones de baja, periodo de prueba, soporte incluido y qué ocurre con los datos si cambias de proveedor. Pregunta por la formación de la plantilla y por el tiempo de respuesta ante incidencias.
Si necesitas un presupuesto de referencia, mira antes cuánto cuesta un sistema de control horario para comparar partidas sobre la misma base. Con la checklist completa, puedes puntuar cada opción de 0 a 2 en cada apartado y quedarte con la que sume más.
Cómo te ayuda PontoSimples a cumplir esta checklist
PontoSimples permite fichar desde la app (Android e iOS) o la web, con geolocalización en el momento del fichaje, y cuenta con auditoría de fichajes, cierre de fichaje, supervisión de incidencias en tiempo real, paneles, estadísticas e informes. Calcula horas extra, plus de nocturnidad y absentismo, gestiona la bolsa de horas con saldos iniciales y vigencias y controla vacaciones y ausencias.
Puedes comprobar los puntos de la lista con tus propios datos durante 30 días gratis y sin permanencia, con el apoyo del Equipo de Éxito del Cliente, en pontosimples.es.
