Sistemas de fichaje: app, web, tableta, tarjeta o terminal

Los sistemas de fichaje más habituales son seis: la app en el móvil, la web en el ordenador, una tableta o terminal compartido en el centro, la tarjeta o llavero de proximidad, el terminal biométrico de huella o rostro y la hoja de firmas o el Excel. La ley no impone ninguno: exige que el registro recoja cada día la hora de inicio y de fin de cada persona, que sea fiable y que se conserve cuatro años. Elige según dónde trabaja tu plantilla: si se mueve o se reparte en varios centros, la app con geolocalización en el momento de fichar; si está en una oficina o teletrabaja, la web; si comparte un único centro con turnos, un punto de fichaje común. La biometría, solo con una evaluación de impacto y un motivo que la justifique.

¿Qué exige la ley a cualquier sistema de fichaje?

Antes de comparar métodos, conviene tener claro el listón, que es el mismo para todos:

• Registro diario con la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
• Organizado por convenio colectivo o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.
• Conservado durante cuatro años y a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
• Objetivo, fiable y accesible, como exigió el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en la sentencia de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18.

La Guía del Ministerio de Trabajo de 2019 admite cualquier sistema, en papel o telemático, que dé información fiable y no manipulable a posteriori, y la Inspección actúa con su Criterio Técnico 101/2019. Ningún método es ilegal por sí mismo: lo que se juzga es si el registro que produce es fiable. Los datos que debe recoger cada fila, sea cual sea el método, están en el modelo de registro de jornada.

¿Qué método de fichaje conviene a cada empresa?

Método	Para quién	Ventajas	Riesgos legales y operativos
App en el móvil	Plantillas que se mueven o trabajan en varios centros: comerciales, obras, limpieza, servicios a domicilio	Se ficha donde está la persona; la geolocalización en el momento del fichaje acredita el lugar; no necesita terminales en el centro; datos al momento	Hay que informar de la geolocalización (artículo 90 LOPDGDD) y limitarla al fichaje; en teletrabajo no se puede exigir instalarla en el móvil propio (artículo 17.2 de la Ley 10/2021); conviene ofrecer alternativa a quien no quiera usar su teléfono; cobertura y batería
Web en el ordenador	Oficinas y teletrabajo con ordenador de la empresa	Nada que instalar; encaja con el inicio y el fin de la sesión de trabajo	No acredita dónde está la persona; olvidos si se deja para el final del día; requiere ordenador para todos
Tableta o terminal compartido en el centro	Un centro fijo con turnos: fábrica, tienda, cocina, almacén	Un único punto de fichaje a la entrada; no usa dispositivos personales	Colas en el cambio de turno; si la persona se identifica con un código, otra puede fichar por ella; aparato, soporte y mantenimiento; si identifica por la cara, es biometría
Tarjeta o llavero (RFID o NFC)	Centros fijos con mucha plantilla o rotación	Rápido y fácil de usar	Las tarjetas se prestan y se pierden; lector en cada acceso; no sirve fuera del centro
Terminal de huella o reconocimiento facial	Casos excepcionales en que otro método no baste y el tratamiento esté justificado	Identifica a la persona e impide que otra fiche por ella	Datos de categoría especial (artículo 9 del RGPD): evaluación de impacto, juicio de proporcionalidad y alternativa menos invasiva; riesgo de sanción en protección de datos
Hoja de firmas o Excel	Microempresas con un único centro y un horario estable	Sin coste de licencia y sin tecnología	Firmas en bloque, horas redondas y cambios sin rastro; hay que custodiarlo cuatro años y entregarlo cuando se pida; es la prueba más débil ante la Inspección

Si te decides por la app, revisa antes qué pide la AEPD y si puedes pedir a la plantilla que use su móvil personal: lo contamos en fichar desde el móvil. El papel y el Excel siguen siendo válidos, pero por qué se caen ante una reclamación lo explicamos en hoja de firmas y Excel.

Sobre la biometría, una advertencia. La Audiencia Nacional anuló en junio de 2026 (sentencia 367/2026, aún recurrible) la guía de la AEPD de 2023 sobre control de presencia con biometría, por un defecto de procedimiento. Eso no libera a la empresa: la huella y el rostro siguen siendo datos de categoría especial (artículo 9 del RGPD) y exigen evaluación de impacto y un juicio de proporcionalidad. Lo explicamos en fichaje por huella o reconocimiento facial.

¿Cómo elegir el sistema de fichaje?

1. ¿Dónde trabaja tu plantilla? Si está siempre en el mismo centro, un punto de fichaje común o la web bastan. Si se desplaza, trabaja en casa de clientes o en obras, solo el móvil registra el fichaje donde empieza y acaba la jornada.
2. ¿Cuántos centros tienes? Cada terminal físico se multiplica por centro y por acceso; la app y la web, no.
3. ¿Hay cobertura y dispositivos? Comprueba que en los lugares de trabajo hay conexión y que todas las personas tienen un medio para fichar: móvil, ordenador o un punto común.
4. ¿Cuánto cuesta de verdad? Una app se paga por usuario y mes; un terminal añade el aparato, su instalación y su mantenimiento en cada centro, y cualquier sistema cuesta tiempo de gestión. Las partidas y la fórmula están en cuánto cuesta un sistema de control horario.
5. ¿Qué prueba te da ante la Inspección? Hora tomada por el sistema y no por la persona, correcciones con su motivo y quién las aprobó, informes por persona y periodo. Lo que debes pedir a un proveedor, punto por punto, está en el checklist del sistema de registro de jornada.
6. ¿Qué datos personales trata? Cuantos menos, mejor: identificación, hora y, si lo necesitas, lugar en el momento del fichaje. Informa a la plantilla antes de empezar y deja la biometría para cuando de verdad no haya alternativa. Las reglas están en registro de jornada y protección de datos.
7. ¿Lo va a usar la gente? El mejor método es el que se usa a diario sin olvidos. Un sistema incómodo llena el mes de correcciones, y cada corrección resta fiabilidad al registro.

¿Qué fraudes facilita cada método?

Cada método tiene su punto débil. Con tarjetas o códigos compartidos, el riesgo es que una persona fiche por otra; con el papel, las horas redondas apuntadas al final de la semana; con el ordenador, fichar al encenderlo aunque el trabajo empiece más tarde; con el móvil sin geolocalización, fichar antes de llegar. Cómo detectarlos y prevenirlos sin vigilar de más lo contamos en fraudes en el fichaje.

¿Se pueden combinar varios métodos?

Sí, y es lo habitual en empresas con perfiles distintos: la app para quien está en la calle y la web para la oficina, por ejemplo. Lo importante es que todos los fichajes acaben en un único registro, con las mismas reglas de corrección y el mismo cierre mensual, y que el protocolo interno diga qué método usa cada colectivo. Si un día falla el método habitual, la solución no es apuntar las horas en un papel suelto, sino registrar la incidencia y corregir el fichaje después, con su motivo.

Cómo te ayuda PontoSimples a elegir y poner en marcha el fichaje

PontoSimples ficha por app (Android e iOS) y por web, con geolocalización en el momento del fichaje, así que cubre en un mismo registro a quien se desplaza, a quien está en la oficina y a quien teletrabaja. Organizas a la plantilla por sucursales, centros y equipos, ves las incidencias del horario en tiempo real y la auditoría de fichajes deja constancia de cada cambio. Los informes, descargables en PDF o Excel, están listos para pasarlos a tu asesoría o enseñarlos a la Inspección.

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