Modelo de registro de jornada: campos y plantilla mensual
Un modelo de registro de jornada válido necesita, como mínimo, identificar a la empresa y a la persona trabajadora y anotar cada día la hora concreta de inicio y de fin de la jornada: es lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. El resto de campos (pausas, totales, firma, incidencias) no los impone la ley, pero son los que convierten una hoja en una prueba fiable ante la Inspección o un juzgado. Abajo tienes la tabla de campos, una plantilla mensual rellenada que puedes copiar tal cual y los errores que más se repiten. No hay nada que descargar: el modelo es la propia tabla.
¿Qué campos debe tener un modelo de registro de jornada?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores solo fija tres cosas: el registro es diario, incluye el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora y se conserva cuatro años a disposición de la plantilla, de la representación legal de las personas trabajadoras (RLT) y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS). La Guía del Ministerio de Trabajo de 2019 y el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS lo concretan en la práctica: vale cualquier soporte, en papel o digital, siempre que el registro sea fiable y refleje la jornada realmente trabajada. De ahí sale esta tabla.
| Campo | ¿Obligatorio? | Por qué |
|---|---|---|
| Empresa (razón social y CIF) y centro de trabajo | Sí | El registro se lleva por empresa y la ITSS lo pide por centro. Una hoja sin este dato no demuestra de quién es. |
| Persona trabajadora (nombre y DNI o NIE) | Sí | El artículo 34.9 habla del registro «de cada persona trabajadora»: una lista colectiva sin identificar a cada una no sirve. |
| Fecha de cada día trabajado | Sí | El registro es diario. Un resumen semanal o mensual sin fechas no cumple. |
| Hora concreta de inicio y de fin de cada tramo | Sí | Es el único contenido que la ley exige de forma literal. En jornada partida hay dos tramos, y se anotan los dos. |
| Pausas que no computan como trabajo (comida, descansos sin pacto) | Según convenio o protocolo; muy recomendable | La pausa de 15 minutos solo es trabajo efectivo si el convenio o el contrato lo dicen (artículo 34.4). La Guía del Ministerio aconseja registrarlas: si no constan, todo el tiempo entre la entrada y la salida puede presumirse trabajo efectivo. |
| Total de horas del día | Recomendable | No lo pide el 34.9, pero sin él no puedes comprobar el máximo de 9 horas ordinarias ni detectar horas extraordinarias. |
| Horas extraordinarias del día | Sí, si las hay | El artículo 35.5 obliga a registrarlas día a día y a totalizarlas en el periodo de pago, con copia del resumen a la persona. |
| Total mensual | Sí en tiempo parcial; recomendable en el resto | El artículo 12.4.c exige totalizar cada mes y entregar copia del resumen junto con la nómina. Para los demás contratos, el total mensual es la base del cierre de nómina. |
| Incidencias y correcciones (olvido, motivo, quién corrige y cuándo) | Recomendable | Un dato corregido sin rastro resta fiabilidad al registro entero. La corrección se anota, no se tacha. |
| Firma o validación de la persona y del responsable | No la exige la ley; recomendable | Acredita conformidad y evita discusiones si se firma cada día o al cierre del mes sobre datos reales, nunca en bloque sobre horarios teóricos. |
Dos reglas más que no son campos pero condicionan el modelo: el registro se conserva cuatro años y tiene que poder consultarse cuando lo pidan la persona trabajadora, la RLT o la ITSS. El detalle de la obligación está en registro de jornada obligatorio: qué exige el artículo 34.9.
Los datos del modelo son datos personales: qué puedes pedir y cuánto tiempo guardarlos lo explicamos en registro de jornada y protección de datos.
Plantilla mensual de registro de jornada (ejemplo rellenado)
La plantilla tiene dos partes: una cabecera con los datos fijos del mes y una fila por día. El ejemplo corresponde a una persona con jornada partida de lunes a viernes, 8 horas al día, en noviembre de 2026. Las horas son las reales, no las del horario teórico: por eso ningún día empieza exactamente a las 9:00.
| Dato de cabecera | Ejemplo |
|---|---|
| Empresa y CIF | Talleres Ejemplo, S. L. (B12345678) |
| Centro de trabajo | Nave 3, polígono Las Eras, Guadalajara |
| Persona trabajadora y DNI | Laura Gómez Pérez (00000000T) |
| Mes y año | Noviembre de 2026 |
| Jornada pactada | 40 horas semanales; de lunes a viernes, de 9:00 a 14:00 y de 15:00 a 18:00 |
| Convenio aplicable | Nombre del convenio, código de convenio y boletín en que se publicó |
Después van las filas diarias. Mostramos las dos primeras semanas; la plantilla sigue igual hasta el día 30 y termina con una fila de total del mes:
| Día | Tramo 1 (entrada–salida) | Tramo 2 (entrada–salida) | Pausas no computables | Total trabajado | Validación |
|---|---|---|---|---|---|
| Lunes 2 | 8:58–14:02 | 15:00–18:04 | 58 min (comida) | 8 h 08 min | Firmado |
| Martes 3 | 9:01–14:00 | 15:02–18:00 | 62 min (comida) | 7 h 57 min | Firmado |
| Miércoles 4 | 8:55–16:30 (jornada continuada) | Sin segundo tramo | Ninguna: la pausa de 15 min computa por convenio | 7 h 35 min | Firmado |
| Jueves 5 | 9:00–14:05 | 15:00–18:40 | 55 min (comida) | 8 h 45 min (45 min de exceso) | Firmado; exceso autorizado por el responsable |
| Viernes 6 | 8:59–14:00 | 15:00–17:58 | 60 min (comida) | 7 h 59 min | Firmado |
| Lunes 9 | 9:00–14:00 | Permiso retribuido (artículo 37.3) | Ninguna | 5 h 00 min más permiso | Firmado; justificante archivado |
| Martes 10 | 9:02–14:00 | 15:00–18:00 | 60 min (comida) | 7 h 58 min | Salida corregida el 11/11 por olvido; validada por el responsable |
| Miércoles 11 | 8:57–14:01 | 15:00–18:02 | 59 min (comida) | 8 h 06 min | Firmado |
| Jueves 12 | Vacaciones | Vacaciones | No procede | 0 h (vacaciones) | No procede |
| Viernes 13 | 9:00–14:00 | 15:00–18:00 | 60 min (comida) | 8 h 00 min | Firmado |
| Total del 2 al 13 | 10 días laborables | 1 permiso y 1 día de vacaciones | 6 h 54 min | 69 h 28 min | Resumen validado por RRHH |
Cómo se lee: la jornada de referencia son 8 horas. El jueves 5 hay 45 minutos de más, que deben tratarse como horas extraordinarias (pago o compensación en los 4 meses siguientes, artículo 35) o encajarse en la distribución irregular o la bolsa de horas que permita el convenio, pero nunca quedarse sin anotar. El lunes 9 y el jueves 12 son ausencias retribuidas: se registran como tales, no como tiempo trabajado, y no hay que recuperarlas. La corrección del martes 10 queda escrita, con fecha y quién la validó. En un contrato a tiempo parcial, la fila de total del mes es además el resumen que se entrega con la nómina; lo explicamos en contrato a tiempo parcial: registro diario obligatorio.
¿Sirve este modelo en una hoja de firmas o en un Excel?
Sí, en el sentido de que ni el papel ni la hoja de cálculo están prohibidos: el artículo 34.9 no impone un soporte. Lo que el modelo no puede garantizar por sí solo es lo que la Inspección y los juzgados valoran cuando el registro se discute:
- Que la hora sea la real. Una hoja rellenada el viernes con el horario teórico es un modelo bien hecho con datos falsos.
- Trazabilidad. En papel o en Excel, una celda cambiada hoy es idéntica a la original; nadie sabe quién la cambió ni cuándo.
- Totales sin errores. Sumar minutos a mano, o con fórmulas que alguien rompe, es la primera fuente de horas extraordinarias mal pagadas.
- Acceso inmediato. La persona, la RLT y la ITSS tienen derecho a consultar el registro; con papel en cada centro eso supone buscar carpetas.
- Conservación. Cuatro años de hojas de 20 personas son unas 18.000 filas que hay que guardar, localizar y entregar.
Por qué fallan en la práctica y qué mira la Inspección lo desarrollamos en hoja de firmas y Excel: por qué ya no bastan ante la Inspección. Y una aclaración sobre el futuro: a 7 de noviembre de 2026, el proyecto de Real Decreto de registro horario digital sigue sin aprobarse: el Consejo de Estado dictaminó en marzo de 2026 que no procedía aprobarlo (dictamen 188/2026), el Gobierno no lo llevó al Consejo de Ministros y, con las Cortes disueltas y elecciones generales el 29 de noviembre, no hay fecha. Hoy el registro puede ser digital o en papel; si se aprueba, te lo contamos en registro horario digital: qué dice el borrador del Real Decreto.
¿Cuándo compensa pasar del modelo en papel a un sistema digital?
No hay un número mágico de empleados. Las señales de que la plantilla en papel o en Excel ya te cuesta más de lo que ahorra son estas:
- Hay varios centros, personas que trabajan fuera (técnicos, comerciales, teletrabajo) o turnos que cambian cada semana.
- Tienes contratos a tiempo parcial: la totalización mensual y la copia con la nómina son obligatorias, y a mano se olvidan.
- Las horas extraordinarias o la distribución irregular son habituales y hay que llevar saldos por persona.
- Las correcciones se piden de palabra o por mensaje y nadie las anota.
- La asesoría recibe las horas tarde o incompletas y la nómina sale con errores.
En coste, la comparación suele ser clara: a noviembre de 2026, los planes de PontoSimples empiezan en 9,90 € al mes (hasta 5 usuarios), menos de lo que cuesta una hora de recopilar y pasar a limpio hojas de firmas. Cómo calcular tu coste real, con las horas de gestión incluidas, está en cuánto cuesta un sistema de control horario, y los requisitos que debe cumplir cualquier herramienta, en checklist: qué exigir a un sistema de registro de jornada.
Errores frecuentes al rellenar el modelo
- Firmar en bloque a final de mes una hoja con el horario teórico. Es el error que más detecta la ITSS: horas idénticas durante semanas.
- Anotar solo el total de horas sin hora de entrada y de salida. La ley pide la hora concreta.
- No registrar las pausas en jornadas continuadas largas: todo el tramo se presume trabajado.
- Olvidar el segundo tramo en jornadas partidas o el fichaje de salida en el último servicio del día.
- Dejar las horas extraordinarias fuera del registro «para no complicar la nómina»: además de la sanción, es la prueba que una persona usará para reclamarlas.
- Tachar o sobrescribir en vez de anotar la corrección con fecha y motivo.
- No totalizar ni entregar copia mensual a los contratos a tiempo parcial.
- Tirar las hojas cuando la persona causa baja: siguen siendo exigibles durante cuatro años.
Cómo te ayuda PontoSimples con el modelo de registro de jornada
PontoSimples genera este modelo solo: cada persona ficha desde la app (Android e iOS) o la web, con geolocalización en el momento de fichar, y el sistema calcula el total del día, las horas extraordinarias y el plus de nocturnidad. Las correcciones pasan por la auditoría de fichajes, con quién, cuándo y por qué, y el cierre de fichaje mensual deja el mes bloqueado para la nómina. Los informes por persona y por sucursal o equipo se descargan en PDF o Excel, listos para la asesoría, para la RLT o para la Inspección.
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