¿Qué empresas deben fichar? Autónomos con empleados, pymes, alta dirección y empleados de hogar
Deben fichar todas las empresas que tengan personas trabajadoras, también las pymes y los autónomos con empleados, porque el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no fija ningún mínimo de plantilla. Las excepciones son pocas: la alta dirección y, con matices, algunos colectivos especiales.
Repasamos caso por caso quién está obligado, quién queda fuera y dónde hay dudas, para que sepas exactamente en qué situación está tu empresa o la de tus clientes si trabajas en una asesoría.
La regla general: toda empresa con personas trabajadoras
El artículo 34.9 habla de «la empresa» sin distinguir por tamaño, sector o forma jurídica. Basta con que exista una relación laboral por cuenta ajena para que nazca la obligación de registrar la jornada diaria. Una sociedad limitada con tres empleados está tan obligada como una multinacional con tres mil.
La obligación se mide por persona trabajadora, no por centro ni por empresa. Si tienes una plantilla de diez personas, necesitas diez registros diarios, con su hora de inicio y fin. Los detalles de la norma los tienes en registro de jornada obligatorio.
Pymes y microempresas: no hay exención
Es un error frecuente pensar que una microempresa de dos o tres personas queda libre. No es así. La norma no contiene ningún umbral, y la Inspección de Trabajo comprueba el registro también en comercios pequeños, talleres, bares y despachos profesionales.
Lo que sí cambia con el tamaño es la complejidad. En una empresa de tres personas puede bastar un sistema sencillo; en una de cincuenta, con turnos y varios centros, necesitas algo que automatice los cálculos. Pero en ambos casos el registro debe ser fiable y reflejar la hora real.
Un ejemplo: una peluquería con dos empleadas que abre de 10:00 a 20:00 con pausa de comida. El horario del local no sustituye al registro, porque cada una puede haber entrado o salido a horas distintas.
Autónomos con empleados y autónomos sin empleados
El autónomo que contrata a una o más personas es empresario y debe registrar la jornada de esas personas, igual que cualquier otra empresa. Eso incluye a quien tiene un solo empleado a media jornada.
El autónomo sin personas contratadas no tiene que registrar su propia jornada, porque la obligación nace de la relación laboral y no existe nadie por cuenta ajena. Tampoco la tienen, por regla general, los trabajos familiares excluidos del Estatuto por su artículo 1.3.e, salvo que se demuestre que hay una relación laboral.
Si tu cliente autónomo dice «solo me ayuda mi pareja», conviene comprobar cómo está dado de alta ese trabajo. Si hay contrato y cotización como persona trabajadora, hay registro.
Alta dirección y mandos intermedios
El personal de alta dirección, regulado por el Real Decreto 1382/1985, queda fuera del artículo 34.9 porque su relación laboral especial tiene un régimen propio de jornada. Pero esta categoría es estricta: exige poderes inherentes a la titularidad de la empresa y autonomía y plena responsabilidad.
Los mandos intermedios, los directores de área o los responsables de equipo sí están obligados a fichar. Que tengan autonomía de horario o cobren un complemento por responsabilidad no los saca de la norma. Por eso quien cree que su director comercial no ficha suele equivocarse.
Empleados de hogar y otros colectivos con dudas
El caso de las personas empleadas de hogar es el más discutido. Un pronunciamiento del TSJ de la Comunidad Valenciana de 2024 consideró que no existe obligación de registrar su jornada, pero otros criterios apuntan en sentido contrario y no hay doctrina consolidada. Lo prudente es llevar algún registro de las horas y conservarlo, sobre todo si hay personas internas o jornadas largas.
Las personas en teletrabajo también están dentro: la Ley 10/2021 de trabajo a distancia, en su artículo 14, recuerda que el registro horario debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo y especificar el inicio y el final de la jornada. Lo mismo ocurre con los contratos a tiempo parcial, de formación o en prácticas, mientras exista contrato laboral.
Contratas, subcontratas y personas en el centro del cliente
Si tu empresa presta servicios en las instalaciones de un cliente (limpieza, seguridad, mantenimiento, consultoría), el registro sigue siendo tu obligación como empleador. El cliente no registra la jornada de tu plantilla, y tú no puedes alegar que "están fuera de tus instalaciones" para eludir la norma.
Esto exige un sistema que funcione fuera de la oficina: la persona debe poder fichar desde su móvil en el centro del cliente, y tú debes ver esos fichajes sin esperar a que vuelva. Hablamos de estos casos en asesorías y gestorías y en los sectores con varios centros.
Si eres asesoría: cómo clasificar a tus clientes
Una forma práctica de ordenar la cartera es preguntarse, cliente por cliente, cuatro cosas:
1. ¿Tiene al menos una persona contratada por cuenta ajena? Si la respuesta es sí, hay obligación.
2. ¿Hay personal de alta dirección con contrato especial? Esa persona queda fuera, pero el resto no.
3. ¿Existe convenio o acuerdo que regule el sistema de registro? Si no, hay que consultar a la RLT.
4. ¿El sistema actual deja la hora real y es difícil de manipular? Si no, conviene sustituirlo.
Con esas cuatro respuestas, sabes qué clientes están cumpliendo, cuáles no y a cuáles les conviene cambiar de sistema antes de que llegue una inspección.
Qué pasa si crees que no estás obligado y te equivocas
Si la Inspección entiende que sí lo estabas y no hay registro, puedes recibir una sanción de entre 751 y 7.500 euros por la infracción grave, según el grado. Lo explicamos en sanciones por no registrar la jornada.
Además, ante una reclamación de horas extra, la ausencia de registro juega en contra de la empresa por la facilidad probatoria que le correspondería. Ante la duda, registrar cuesta mucho menos que no hacerlo: un sistema para diez personas supone un coste pequeño comparado con una sola reclamación.
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