Equipos externos y trabajadores móviles: fichaje en cliente, desplazamientos y geolocalización
Los trabajadores que pasan la jornada fuera de la sede, como técnicos, comerciales, repartidores o equipos de instalación, deben registrar su jornada igual que el resto: hora concreta de inicio y fin de cada día, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET). Lo difícil es decidir qué cuenta como tiempo de trabajo y cómo fichar sin pasar por la oficina.
En este artículo explicamos cómo organizar el fichaje en cliente, qué hacer con los desplazamientos, cuándo tiene sentido la geolocalización y qué límites marca la protección de datos, con ejemplos numéricos para que puedas aplicarlo a tu empresa.
Por qué el trabajo móvil es el que más falla
En un puesto fijo basta con un terminal o una app. En el trabajo móvil, la persona sale de casa, visita varios clientes y vuelve cuando termina. Si se fía todo a la memoria o a un parte semanal, el registro queda incompleto y poco creíble. Y el riesgo es doble: una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS y, en un litigio, la dificultad de probar el horario real.
La falta de registro juega en contra de la empresa por facilidad probatoria (artículo 217.6 de la Ley de Enjuiciamiento Civil), de modo que quien más viaja es quien más necesita un registro fiable. Si quieres repasar las consecuencias económicas, mira las sanciones por no registrar la jornada.
Cuándo empieza y cuándo termina la jornada
No hay una única respuesta, porque depende de lo que diga el contrato, el convenio colectivo y la organización de la empresa. Lo habitual es distinguir tres situaciones: el trayecto desde casa al primer cliente, los desplazamientos entre clientes y el regreso a casa al final del día.
En general, los desplazamientos entre clientes durante la jornada forman parte del trabajo, porque la persona está a disposición de la empresa. El primer y el último trayecto son más discutidos y conviene que el convenio o un acuerdo de empresa lo aclare. Si no lo hace, fija una regla escrita en el protocolo interno y aplícala a todos igual. Ante la duda, consulta la jurisprudencia aplicable a tu sector con tu asesoría laboral.
Fichar en cliente: método y reglas
El método más práctico es el fichaje desde el móvil en el sitio donde empieza cada tramo de trabajo. La persona ficha al comenzar, marca las pausas y ficha al terminar. Sin terminal físico ni vuelta a la oficina.
Para que funcione sin fricciones, define unas reglas mínimas:
1. Qué se ficha: inicio y fin de jornada, y pausas de descanso.
2. Cuándo se ficha: en el momento, no al final del día.
3. Qué se hace si no hay cobertura: se anota la incidencia y se corrige con validación del responsable.
4. Quién valida las correcciones y en qué plazo.
Encontrarás más detalle en la guía de fichar desde el móvil.
Un ejemplo con números: jornada con desplazamientos
Imagina un técnico de instalaciones con jornada de 8 horas diarias. El lunes ficha a las 8:00 en el primer cliente, termina a las 10:30, se desplaza 45 minutos al segundo, trabaja de 11:15 a 14:00, hace una pausa de 30 minutos y vuelve a trabajar de 14:30 a 17:30, con un último desplazamiento de 15 minutos.
Cálculo paso a paso. Trabajo en clientes: 2 h 30 min + 2 h 45 min + 3 h = 8 h 15 min. Desplazamientos entre clientes: 45 min + 15 min = 1 h. Si el convenio o el acuerdo cuentan esos desplazamientos como tiempo de trabajo, el total del día es 9 h 15 min, es decir, 1 h 15 min por encima de la jornada pactada. Esa hora y cuarto debe tratarse como hora extra o compensarse con descanso, según corresponda. Si no se cuentan, el total sería 8 h 15 min, con 15 minutos de exceso.
La diferencia entre los dos casos (1 h 15 min frente a 15 min) muestra por qué hay que dejar la regla escrita antes de empezar. Revisa cómo se calculan las horas extra en cómo calcular la hora ordinaria y la hora extra.
Geolocalización: cuándo sí y cómo
La geolocalización en el momento del fichaje sirve para confirmar dónde se ficha, no para seguir a la persona todo el día. El artículo 90 de la LOPDGDD exige informar previamente a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes, de forma expresa, clara e inequívoca sobre la existencia y características del dispositivo, y sobre sus derechos.
Aplica el principio de proporcionalidad: si el fin es comprobar la jornada, basta con la ubicación en el fichaje. Un rastreo continuo del vehículo o del móvil necesita una justificación distinta y no debe confundirse con el registro horario. Más en geolocalización de la plantilla.
Descansos y límites que también se aplican
El trabajo móvil no suspende los límites del ET. Siguen vigentes 12 horas mínimas entre jornadas (artículo 34.3), el máximo de 9 horas ordinarias diarias salvo convenio o acuerdo, la pausa de 15 minutos en jornadas continuadas de más de 6 horas (artículo 34.4) y el descanso semanal de día y medio ininterrumpido (artículo 37.1).
En los equipos con guardias o servicios urgentes, el registro permite comprobar que esos descansos se respetan. Si un técnico termina un servicio a las 23:30, no podría empezar antes de las 11:30 del día siguiente sin vulnerar las 12 horas, salvo lo que prevea el convenio. Un sistema que avise de esos casos ayuda a evitar errores de planificación.
Cómo supervisar sin perseguir
El responsable de un equipo externo no puede llamar a cada persona para saber si ha fichado. Lo más eficiente es supervisar por excepción: un panel con las incidencias del día (fichajes sin cerrar, retrasos, jornadas sin inicio) y un circuito de corrección con plazo.
Al cierre del mes, el responsable revisa el resumen por persona, valida las correcciones y bloquea el periodo. Así RR. HH. y la asesoría reciben los datos ya depurados. Conecta con el artículo sobre el cierre mensual del registro de jornada.
Cómo te ayuda PontoSimples con los equipos externos
Con PontoSimples cada persona ficha desde la app (Android e iOS) o la web, con geolocalización en el momento del fichaje, estés donde estés. Los responsables supervisan las incidencias en tiempo real, consultan paneles, estadísticas e informes por persona y equipo, y calculan horas extra, plus de nocturnidad y absentismo.
La auditoría de fichajes y el cierre de fichaje dejan trazabilidad de cada corrección, y el control de vacaciones y ausencias completa el cuadro. Si trabajas con equipos de campo, prueba 30 días gratis y sin permanencia en pontosimples.es.
