Apps de fichaje gratuitas: qué les falta para cumplir el artículo 34.9
Una app de fichaje gratuita puede servir para empezar, pero solo cumple el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET) si registra con fiabilidad la hora de inicio y fin de cada persona, conserva los datos cuatro años y permite acceder a ellos cuando la plantilla, la RLT o la Inspección de Trabajo lo pidan. Muchas versiones gratuitas se quedan cortas en alguno de esos puntos.
No evaluamos productos concretos ni comparamos marcas. Te explicamos qué suele faltar en las versiones sin coste, qué preguntas hacer antes de usarlas, qué riesgos hay con los datos y cuándo compensa pasar a una solución de pago.
Por qué una app gratuita atrae
Para una microempresa, no pagar suena razonable. Y es verdad que una app gratuita es mejor que no registrar nada o que una hoja de firmas rellenada de memoria. Cumple una parte del objetivo: dejar constancia diaria con hora.
El problema es que el artículo 34.9 no se cumple con la mera existencia de una app, sino con un registro fiable, conservado y accesible. Es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS), con multas de 751 a 7.500 € según el grado (artículo 40.1.b), si el registro no existe o no cumple. Si una app deja huecos, el riesgo es el mismo que sin app.
Lo que suele faltar en una versión gratuita
Estas son las carencias más habituales, para comprobar una por una:
- Límite de usuarios o de historial: si solo guarda unos meses, no cumples los cuatro años.
- Sin auditoría de cambios: no se sabe quién modificó un fichaje.
- Sin cierre de periodo: se puede editar cualquier mes.
- Informes limitados: no puedes exportar por persona y periodo.
- Sin soporte ante una incidencia o una inspección.
No decimos que todas las apps gratuitas tengan estos fallos; decimos que son los que debes verificar antes de fiarte.
Antes de adoptar una app sin coste, hazle una prueba de estrés: registra durante dos semanas a una parte de la plantilla, modifica algunos fichajes a propósito y comprueba qué rastro queda, qué informes puedes sacar y cuánto tardas en reunir los datos de un mes completo. Esa prueba te dirá más que cualquier ficha comercial.
Conservación: cuatro años a tu disposición
El registro debe conservarse cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, de la RLT y de la ITSS. Si la app gratuita cambia sus condiciones, limita el historial o desaparece, pierdes tu registro. Pregunta qué ocurre con los datos si dejas de usarla y si puedes exportarlos completos.
Un buen hábito: aunque uses una herramienta sin coste, exporta una copia periódica a un archivo propio con una estructura clara (por persona y mes). Más sobre el plazo en conservación de registros durante cuatro años.
Integridad y prueba
Si hay un conflicto, tu registro tiene que ser creíble. La falta de registro juega en contra de la empresa por facilidad probatoria (artículo 217.6 de la Ley de Enjuiciamiento Civil), y un registro fácilmente modificable pierde fuerza. Lo que da valor es que cada cambio deje rastro.
Comprueba que la app guarda el fichaje original, quién lo corrige, cuándo y con qué justificación. Si no lo hace, deberías complementar el sistema con un procedimiento propio por escrito. Lo explicamos en registro de jornada como prueba en el juzgado de lo social.
Datos personales: quién trata la información
Gratis no significa sin obligaciones. El registro contiene datos personales de tu plantilla, con base en la obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD). Aunque el proveedor sea externo, tú sigues siendo responsable del tratamiento y necesitas saber dónde se alojan los datos, quién accede y para qué más se usan.
Pide el contrato de encargado del tratamiento, lee la política de privacidad y evita herramientas que usen los datos de tu plantilla para fines propios sin explicarlo. Si hay geolocalización, informa previamente de forma expresa, clara e inequívoca (artículo 90 de la LOPDGDD). Más detalle en registro de jornada y protección de datos.
Un último punto: pregunta si la app permite que cada persona consulte su propio registro. Es un derecho que conviene facilitar, porque reduce reclamaciones y errores, y te prepara para el acceso remoto e inmediato que apunta el borrador del futuro Real Decreto.
Un ejemplo: cuándo lo gratuito sale caro
Una pyme de 15 personas usa una app gratuita. Cada mes, una persona de administración dedica 4 horas a corregir fichajes olvidados y copiar horas a una hoja, porque la app no calcula horas extra. Con un coste interno hipotético de 18 € por hora, son 4 x 18 = 72 € al mes, 864 € al año.
A eso suma el riesgo: si en una inspección el historial no llega a cuatro años o no hay trazabilidad de las correcciones, la multa mínima para una infracción grave es de 751 €. Un solo problema equivale a casi un año del tiempo perdido. Los números son hipotéticos, pero la comparación te sirve: el coste de una herramienta se mide por lo que ahorra y lo que evita, no solo por su cuota.
Cuándo pasar a una solución de pago
Hay señales claras de que la versión gratuita se te queda pequeña: tu plantilla crece, empiezas a tener turnos o varios centros, necesitas calcular horas extra y nocturnidad, la asesoría te pide informes o te preocupa la trazabilidad.
También si el futuro Real Decreto sobre el registro horario digital se publica: en tramitación; consulta el BOE. El borrador apunta a un registro digital, personal, inalterable y con acceso remoto e inmediato. Prepara el cambio con la checklist de requisitos y calcula el coste real con el artículo sobre cuánto cuesta un sistema de control horario.
Cómo te ayuda PontoSimples si tu app gratuita se queda corta
Con PontoSimples tu plantilla ficha desde la app (Android e iOS) o la web, con geolocalización en el momento del fichaje. Tienes auditoría de fichajes, cierre de fichaje, supervisión de incidencias en tiempo real, paneles, estadísticas e informes, además del cálculo de horas extra, plus de nocturnidad y absentismo, la bolsa de horas y el control de vacaciones y ausencias.
Si quieres comprobar la diferencia con tus propios datos, tienes 30 días de prueba gratis y sin permanencia, con el apoyo del Equipo de Éxito del Cliente, en pontosimples.es.
